Adjoint.e administratif.ve - Administrative Assistant

EVOQ est un chef de file reconnu en matière de conservation du patrimoine, de design contemporain et d'architecture dans les communautés inuites et de Premières nations. Reconnue pour son approche collaborative et ouverte, EVOQ offre un environnement de travail enrichissant où équilibre vie professionnelle et personnelle, apprentissage continu, et participation active à la vie communautaire sont au coeur de la pratique. EVOQ façonne l’architecture avec intégrité, excellence et engagement, respectant les communautés et les cultures servies.Si tu carbures à relever continuellement de nouveaux défis, que tu as envie de variété et que tu souhaites faire partie d’une entreprise en pleine effervescence, ne manque pas cette opportunité et joins-toi à notre équipe !Dans le cadre du développement continu de notre entreprise, nous sommes à la recherche d'un Adjoint administratif/adjointe administrative pour notre bureau de Montréal. Cette personne travaillera en étroite collaboration avec les gestionnaires de projets pour la préparation des documents et le suivi des projets. Elle sera responsable des relations avec les prestataires de services, les consultants et les clients. Ce poste représente une excellente opportunité pour une personne souhaitant contribuer au développement du cabinet à travers ses différentes réalisations architecturales.Si vous êtes intéressé.e par un environnement dynamique, que vous aimez être confronté.e à des défis nouveaux et variés et que vous souhaitez faire partie d’une entreprise qui évolue rapidement, ne manquez pas cette opportunité de rejoindre notre équipe.Principales responsabilités Lire et administrer les offres de serviceCoordonner les rencontres avec les gestionnaires de projets afin d'assurer le suivi administratif et financier des projetsAssurer la liaison avec le service de la comptabilité pour que les factures coïncident avec l'avancement des travaux et le contratVérifier l'état des comptes à recevoir et faire le suivi auprès des clientsOrganiser les déplacements de l'équipe, attribuer les dépenses aux projets appropriésTon profilMaîtrise de la suite Microsoft OfficeExcellente connaissance du français à l’écrit et à l’oralBonne connaissance de l’anglais car tu seras également interpelé à travailler avec notre bureau de l'Ontario.Plus de 2 ans d’expérience professionnelle dans un poste semblableCapacité à gérer efficacement plusieurs projets et échéancesÀ propos de toiExcellent esprit d'équipe, humbleCurieux.se de l’autre et engagé.eBonne gestion des priorités et de son tempsAutonome et faisant preuve d’initiativesCommunicateur.rice efficace et proactif.veConditions et environnement de travail :Un horaire de travail flexible en mode hybrideUn lieu de travail stimulant : Montréal tout près de la Place-des-ArtsUn salaire compétitif en fonction de l'expérienceUne gamme complète d'avantages sociaux incluant les assurances collectives, un régime volontaire d’épargne retraite (RVER), la télémédecine et plus encoreUn programme enviable de formation des employés animés par des experts internes et externesUn accompagnement dans le développement de ta carrièreLa cotisation à l'ordre professionnel payée par l'entrepriseUn environnement de travail dynamique et stimulantAPPLIQUE PAR COURRIELRejoins notre équipe et fais carrière chez EVOQ Architecture en envoyant ta candidature (lettre de motivation, CV) par courriel à rh@evoqarchitecture.com. Indique le titre du poste dans l’objet du courriel. Toutes les candidatures seront évaluées, mais seul.e.s les candidat.e.s sélectionné.e.s seront contacté.e.s. Nous te remercions de l’intérêt que tu portes à notre entreprise. N’hésite pas à partager cette offre d’emploi avec tes ami.e.s et collègues intéressés par de nouvelles opportunités de carrière. EVOQ est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et invite les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Sur demande, les candidats handicapés peuvent bénéficier d’une assistance dans le cadre du processus de sélection et de présélection.Offre complète : https://evoqarchitecture.com/fr/carrieres/emploi/adjoint-administratif-ou-adjointe-administrative-2-ENEVOQ is a recognized leader in heritage conservation, contemporary design, and architecture for Inuit and First Nations communities. Known for its collaborative and open approach, EVOQ offers a rewarding work environment where work-life balance, continuous learning, and active participation in community life are central to the practice. EVOQ shapes architecture with integrity, excellence, and commitment, always respecting the communities and cultures it serves.If you thrive on new challenges, enjoy variety in your work, and want to be part of a dynamic and growing firm, this opportunity is for you!As part of our continued growth, we are looking for an Administrative Assistant for our Montréal office. Working closely with Project Managers, you will support the preparation of project documentation and assist with project administration and follow-up. You will also be responsible for coordinating relationships with service providers, consultants, and clients.This role is an excellent opportunity for someone eager to contribute to the growth and success of the firm through its diverse architectural projects.Main Responsibilities Read and administer service agreements and proposalsCoordinate meetings with Project Managers to ensure proper administrative and financial project follow-upLiaise with the Accounting Department to ensure invoices align with project progress and contractual requirementsReview accounts receivable status and follow up with clients as neededOrganize team travel arrangements and allocate expenses to the appropriate projectsYour ProfileProficiency with the Microsoft Office SuiteExcellent written and spoken FrenchGood command of English, as you will collaborate with our Ontario officeMinimum of 2 years of experience in a similar roleStrong ability to manage multiple projects and deadlines effectivelyAbout YouStrong team player with a humble attitudeCurious about others and highly engagedExcellent organizational and time-management skillsSelf-motivated and proactiveEffective and proactive communicatorWorking ConditionsFlexible schedule with a hybrid work modelInspiring workplace located in downtown Montréal, near Place-des-ArtsCompetitive salary based on experienceComprehensive benefits package, including group insurance, a voluntary retirement savings plan (VRSP), telemedicine services, and moreAn excellent employee training program led by internal and external expertsOngoing career development support and mentorshipProfessional association dues paid by the firmA dynamic and stimulating work environment APPLY NOW BY EMAILBuild your career with EVOQ Architecture by submitting your application (cover letter and résumé) to rh@evoqarchitecture.com. Please include the job title in the subject line of your email.All applications will be reviewed; however, only selected candidates will be contacted. We thank all applicants for their interest in our firm and encourage you to share this opportunity with friends and colleagues who may be interested in new career opportunities.EVOQ is an equal opportunity employer and encourages applications from women, Indigenous peoples, visible minorities, ethnic minorities, and persons with disabilities.Accommodations are available upon request throughout the recruitment and selection process.Full offer: https://evoqarchitecture.com/en/careers/job/administrative-assistant-2