Administrative Assistant
THRAA | ثراء · Makkah, Saudi Arabia
Apply & track with Apply Edge📢 Job Vacancy | Administrative Assistant
The ideal candidate should have hands-on experience with Odoo ERP, office administration, government platforms, and business support operations in Saudi Arabia.Key Responsibilities1. Administrative and Office Support* Manage daily administrative activities and incoming and outgoing correspondence.* Prepare official letters, reports, meeting minutes, and presentations.* Maintain, organize, and archive physical and electronic records.* Coordinate meetings, appointments, and communication between departments and executive management.* Follow up on administrative assignments and ensure timely completion.* Coordinate travel arrangements, accommodation, and meeting logistics when required.2. Odoo ERP System* Enter, update, and verify data in Odoo ERP.* Support administrative, procurement, expense, and purchase order processes within assigned authorization limits.* Maintain employee, supplier, customer, and related document records.* Track internal requests, approvals, and workflows through the system.* Prepare periodic reports and monitor transaction status.* Coordinate with IT teams or system providers to resolve issues and improve workflows.3. Saudi Government Platforms and Compliance Support* Manage and follow up on company transactions through relevant Saudi government portals.* Handle platforms such as Qiwa, GOSI, Mudad, Muqeem, Absher Business, Balady, ZATCA, and the Saudi Business Center, as applicable to the company’s activities and assigned permissions.* Monitor the renewal of commercial registrations, licenses, subscriptions, and official documents.* Support employee-related government procedures, including residency permits, work permits, and social insurance requirements.* Liaise with government authorities and service providers to ensure timely completion of transactions.* Maintain renewal schedules and proactively flag upcoming expiry dates to prevent delays and penalties.4. HR, Procurement, and General Services* Support recruitment administration, employee onboarding, and personnel file management.* Follow up on purchase requests, quotations, and supplier communications.* Monitor office supplies, company assets, and operational requirements.* Assist with attendance, leave records, and employee-related administrative requests in line with company policies.Qualifications and Requirements* Diploma or bachelor’s degree in Business Administration, Management, or a related field.* Minimum of 3 years of relevant administrative experience, preferably involving Odoo ERP.* Practical knowledge of Odoo ERP and digital business systems.* Experience with Saudi government platforms and corporate administrative procedures.* Fluency in both Arabic and English, written and spoken.* Proficiency in Microsoft Office, particularly Excel, Word, and Outlook.* Excellent organizational, communication, coordination, and time-management skills.* High attention to detail, confidentiality, accountability, and the ability to manage multiple tasks under pressure.How to ApplyPlease submit your updated CV and use Administrative Assistant – Odoo as the subject line.We welcome a proactive and organized professional who can contribute to efficient administrative and operational processes.#Hiring #AdministrativeAssistant #Odoo #ERP #SaudiJobs #Administration #THRAAHolding📢 إعلان وظيفي | مساعد إداريJob Vacancy | Administrative Assistantتعلن شركة ثراء القابضة عن توفر فرصة وظيفية بمسمى مساعد إداري (Administrative Assistant) للانضمام إلى فريق العمل، على أن يكون المتقدم لديه خبرة عملية في استخدام نظام Odoo ERP، وإدارة الأعمال المكتبية والإدارية، والتعامل مع المنصات والأنظمة الحكومية في المملكة العربية السعودية.</p>المهام والمسؤوليات الوظيفية:1. الأعمال الإدارية والمكتبية* تنظيم وإدارة الأعمال اليومية والمراسلات الإدارية الواردة </p>والصادرة.* إعداد الخطابات الرسمية والتقارير ومحاضر الاجتماعات والعروض ا</p>لتقديمية.* تنظيم الملفات والسجلات الورقية والإلكترونية وحفظها </p>وأرشفتها.* إدارة المواعيد والاجتماعات والتنسيق بين الإدارات والإدارة ا</p>لتنفيذية.* متابعة تنفيذ القرارات والتكليفات الإدارية والتأكد من إنجازها في الوقت المحدد.* تنظيم حجوزات السفر والإقامة والاجتماعات عن</p>د الحاجة.2. استخدام نظام Odoo ERP* إدخال البيانات وتحديثها والتحقق من دقتها ف</p>ي النظام.* متابعة العمليات الإدارية والمشتريات والمصروفات وأوامر الشراء حسب ا</p>لصلاحيات.* تنظيم بيانات الموظفين والموردين والعملاء والمستندات ذ</p>ات الصلة.* متابعة طلبات الموافقات والإجراءات الداخلية عب</p>ر النظام.* إعداد التقارير الدورية ومتابعة المعاملات وحالة إنجازها.* التنسيق مع فريق تقنية المعلومات أو مزود النظام لمعالجة المشكلات وتحسين ا</p>لإجراءات.3. التعامل مع المنصات والأنظمة الحكومية* متابعة معاملات الشركة لدى الجهات الحكومية والمنصات الإلكترونية ذ</p>ات الصلة.* التعامل مع منصات مثل قوى، والتأمينات الاجتماعية، ومدد، ومقيم، وأبشر أعمال، وبلدي، وزاتكا، والمركز السعودي للأعمال، وغيرها بحسب طبيعة النشاط والصلاحيات </p>الممنوحة.* متابعة تجديد السجلات والتراخيص والاشتراكات والوثائق الرسمية.* متابعة خدمات الموظفين والإقامات ورخص العمل والتأمينات والالتزامات ذ</p>ات الصلة.* التنسيق مع الجهات الحكومية ومكاتب الخدمات ومتابعة المعاملات حتى </p>اكتمالها.* متابعة تواريخ انتهاء الوثائق والتراخيص والتنبيه المبكر لتجنب الغرامات </p>والتأخير.4. الموارد البشرية والمشتريات والخدمات المساندة* دعم إجراءات التوظيف ومباشرة الموظفين وحفظ ملفاتهم وتحديث </p>بياناتهم.* متابعة طلبات الشراء وعروض الأسعار والتنسيق مع </p>الموردين.* تنظيم العهد والمستلزمات المكتبية ومتابعة الاحتياجات ا</p>لتشغيلية.* دعم إجراءات الحضور والإجازات والمراسلات المتعلقة بالموظفين وفق السياسات </p>المعتمدة.المؤهلات والمتطلبات:</p>* دبلوم أو بكالوريوس في الإدارة العامة أو إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.</p>* خبرة عملية لا تقل عن 3 سنوات في الأعمال الإدارية، ويفضل أن تشمل استخدام Odoo.</p>* إجادة استخدام نظام Odoo ERP والتعامل مع الأنظمة الإلكترونية.</p>* خبرة عملية في المنصات الحكومية السعودية وإجراءات الشركات.</p>* إجادة اللغتين العربية والإنجليزية تحدثاً وكتابة</p>ً.* إجادة Microsoft Office، وخاصة Excel وWord وOutloo</p>k.* مهارات عالية في التنظيم والمتابعة وإدارة الوقت والتواصل وحل المشكلا</p>ت.* الدقة والسرية والقدرة على إنجاز عدة مهام بالتوازي وتحمل ضغط العم</p>ل.طريقة التقدي</p>م:يرجى إرسال السيرة الذاتية مع كتابة Administrative Assistant – Odoo في عنوان الرسال</p>ة.نتطلع إلى استقطاب كفاءة إدارية منظمة وفعالة، تسهم في رفع كفاءة العمليات الإدارية والتشغيلية بالشرك</p>ة.#وظائف #مساعد_إداري #وظائف_السعودية #Odoo #AdministrativeAssistant #ERP #وظائف_إدارية