Administrative Coordinator

Montage Gold recrute pour sa filiale en Côte d'Ivoire, Montage Exploration Services, UN(E) COORDINATEUR(TRICE) ADMINISTRATIF(VE).Objectif du posteLe(la) Coordinateur(trice) Administratif(ve) jouera un rôle clé dans la gestion des tâches administratives liées aux opérations d’exploration et minières de Montage Gold en assurant un support essentiel pour la coordination des activités administratives, la gestion de la documentation et la communication interne et externe.Responsabilités clés et tâchesSoutien AdministratifPlanifier et coordonner des réunions, des conférences et des rendez-vous.Assurer l'assistance administrative auprès de la Direction Administrative et des autres départements selon les besoins.Préparer, rédiger, mettre en forme et archiver les courriers, comptes rendus, notes de service et autres documents administratifs.Aider à la préparation de rapports, de documents et de présentations liés aux opérations minières.Assurer le suivi administratif de certains contrats de services et prestataires.Maintenir à jour les bases de données administratives, listes de contacts et registres des visiteurs.Veiller à la bonne gestion documentaire physique et électronique conformément aux procédures de l'entreprise.Gestion du Bureau et Services GénérauxAssurer le bon fonctionnement quotidien du bureau d'Abidjan.Superviser les besoins en fournitures de bureau et assurer leur approvisionnement en temps opportun.Coordonner les achats et les commandes de consommables conformément aux procédures internes.Assurer le suivi de la maintenance préventive et corrective des bureaux, équipements, mobilier, climatiseurs, groupe électrogène, systèmes de communication et autres installations.Assurer le suivi des prestataires de nettoyage, d'entretien, de sécurité et de maintenance.Signaler à la Direction Administrative tout dysfonctionnement pouvant affecter les opérations.Veiller à la bonne présentation, propreté et fonctionnalité des locaux.Gestion de la GuesthouseAssurer la gestion administrative et opérationnelle de la guesthouse de la société.Coordonner les réservations et l'occupation des chambres.Organiser l'accueil et le départ des visiteurs, consultants, employés expatriés ou nomades.Veiller à la disponibilité des équipements, consommables et services nécessaires au confort des occupants.Contrôler la qualité des prestations fournies par les prestataires intervenant à la guesthouse.Maintenir un registre des occupants et produire les rapports de fréquentation requis.Communication et AccueilAssurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs.Orienter les visiteurs et leur fournir les informations nécessaires.Assurer la diffusion des communications internes, notes de service et annonces administratives.Participer à l'organisation des événements internes, réunions et sessions de formation.Maintenir une image professionnelle et accueillante de l'entreprise auprès des visiteurs et partenaires.Logistique et coordinationOrganiser les déplacements professionnels des employés, consultants et visiteurs.Effectuer les réservations de billets d'avion, hôtels, transports terrestres et autres services de voyage dans le respect du cadre budgétaire et des procédures du Groupe.Assurer les démarches administratives liées aux voyages, notamment les lettres d'invitation, visas et formalités d'entrée lorsque requis.Préparer les programmes de visite et coordonner la logistique associée.Assurer la préparation des salles de réunion, conférences et événements internes.Organiser les transferts aéroport et les besoins logistiques des visiteurs.Coordonner les livraisons, expéditions et réceptions de documents, colis et fournitures.Qualifications et compétences requisesDiplôme en administration des affaires, en gestion, ou dans un domaine connexe.Expérience de minimum 5 ans dans un rôle administratif ou de coordination, idéalement dans une entreprise multinationale.Expérience dans la gestion de déplacements professionnels, de réservations de voyages ou d'accueil de visiteurs fortement souhaitée.Expérience dans un environnement de travail multiculturel est également un atout.Excellentes aptitudes organisationnelles et sens des priorités.Fortes compétences en service à la clientèle et en gestion des relations professionnelles.Capacité à coordonner simultanément plusieurs activités administratives.Connaissance des réglementations et des normes locales.Bonnes compétences en résolution de problèmes, et en gestion du temps.Capacité à travailler de manière organisée, autonome et en équipe.Sens de l'initiative, rigueur et souci du détail.Discrétion et confidentialité.Maîtrise de Microsoft Office 365(Word, Excel, PowerPoint, Outlook)Capacité à gérer le stress, de travailler efficacement et de manière proactive pour répondre à des délais serrés.Bonnes compétences écrite et verbale en communication en anglais et en français exigés.Position hiérarchiqueRapporte à la Directrice Régionale des Services de l'Exploration et Responsable Logistique et Achats.Environnement de travailPoste basé au bureau d'Abidjan avec déplacements prévus sur le site minier en vue d’une meilleure organisation et coordination de la logistique et autres tâches opérationnelles. Dépassement possible des horaires habituels de travail notamment durant les périodes de visites importantes ou reporting. Poste exposé à une forte pression.Processus de recrutementChez Montage Gold, nous promouvons la diversité et nous engageons à traiter les candidatures sans discrimination eu égard au genre, à l’origine ethnique, à la religion, à l’âge, ou à tout autre aspect distinctif. Montage Gold encourage vivement les candidatures féminines.Montage Gold informe les candidats que son processus de recrutement est totalement gratuit.