Assistante Executive

Le posteIntitulé : Assistante administrative et exécutiveType de poste : Temps partiel — 24 heures de présence hebdomadaireHoraires : Lundi, mercredi et vendredi, de 9h00 à 17h00, avec une pause de 13h30 à 14h30Lieu : Bureau de BahiaEd, quartier Yattaya, Commune de Ratoma, ConakryPrise de poste : 15 octobre 2026Rattachement : Supervision directe par le Président (Conakry) ; collaboration étroite et quotidienne, notamment par visioconférence, avec le Directeur Général (Ottawa)Missions et tâches principales– Accueil physique et téléphonique des familles, étudiants et partenaires ; gestion du courrier, du classement et des fournitures du bureau.– Saisie et mise à jour en temps réel des dossiers dans le CRM du cabinet, avec exactitude et sans délai.– Préparation, vérification et suivi des dossiers de candidature : contrôle de la complétude des pièces, respect des délais, alerte immédiate en cas de pièce manquante ou d'anomalie.– Manipulation de documents originaux et de pièces financières (relevés bancaires, attestations de virement irrévocable) dans le strict respect de la confidentialité et des procédures internes.– Encaissement des paiements clients (Orange Money, MTN Mobile Money, espèces) et tenue rigoureuse des registres de caisse.– Démarches administratives physiques à Conakry : légalisations, dépôts et retraits auprès des ministères, banques et traducteurs assermentés.– Prise de rendez-vous et gestion de l'agenda du Président.– Participation aux réunions à distance (Microsoft Teams, Zoom) avec le Directeur Général et les partenaires ; prise de notes et rédaction des comptes rendus et procès-verbaux.– Recherche d'informations sur le web et à l'aide d'outils d'intelligence artificielle (ChatGPT, Gemini, Copilot ou équivalents), et restitution sous forme de synthèses claires.– Rédaction de courriers, d'e-mails de relance et de communications courantes avec les clients et partenaires.– Production de documents, tableaux de suivi et présentations sous Word, Excel et PowerPoint.Profil recherchéFormation et compétences techniques– Diplôme Bac+2 ou Bac+3 minimum (BTS ou Licence), toutes filières.– Maîtrise parfaite du français, à l'oral comme à l'écrit (rédaction sans faute, orthographe irréprochable).– Bonne compréhension de l'anglais, écrit et oral.– Bonne maîtrise de Windows et de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).– Expérience de logiciels de réunion à distance (Microsoft Teams, Zoom ou équivalent).– Aisance avec la recherche d'informations sur le web et avec les outils d'intelligence artificielle (ChatGPT, Gemini, Copilot ou équivalents).– Capacité avérée à prendre des notes de réunion et à rédiger un procès-verbal fidèle et structuré.– Une première expérience en accueil, secrétariat ou gestion administrative est un atout apprécié.Qualités personnelles (savoir-être)– Intégrité morale et alignement éthique strict : honnêteté intellectuelle sans faille, résistance à toute tentative de contournement ou de raccourci douteux, respect absolu de la confidentialité des dossiers et des paiements manipulés.– Autonomie et débrouillardise administrative : capacité à faire avancer seule les démarches locales auprès des administrations, banques et traducteurs, sans attendre d'instruction à chaque étape ; sens de l'initiative et du résultat.– Intelligence relationnelle et émotionnelle : écoute active et empathie envers des familles souvent sous pression ; fermeté diplomatique pour annoncer un résultat défavorable ou refuser un dossier non admissible, sans jamais perdre son calme.– Rigueur d'exécution et minutie extrême : sens aigu du détail, tolérance zéro à l'erreur documentaire, respect scrupuleux des listes de vérification et des délais.– Agilité numérique et réflexe d'intelligence artificielle : curiosité pour les outils numériques, aisance naturelle avec les logiciels web et mobiles, alimentation fiable et en temps réel du CRM.– Résilience et gestion du stress : sang-froid dans les périodes de forte affluence, capacité à hiérarchiser les urgences tout en maintenant un accueil irréprochable.. Conditions du poste– Contrat de travail écrit, conforme au Code du travail de la République de Guinée (Loi L/2014/072/CNT du 10 janvier 2014) — type de contrat (CDD ou CDI) et durée de la période d'essai à préciser avec la direction lors de l'entretien.– Temps partiel : 24 heures de présence hebdomadaire, réparties sur trois jours fixes (lundi, mercredi, vendredi).– Rémunération mensuelle brute proratisée au temps de travail, au moins égale au Salaire Minimum Interprofessionnel Garanti (SMIG) proratisé en vigueur ; montant précis à discuter selon le profil et l'expérience de la candidate.– Affiliation à la Caisse Nationale de Sécurité Sociale (CNSS) dans les huit jours suivant l'embauche, conformément à la loi.– Congés payés au prorata du temps de travail, à raison de 2,5 jours ouvrables par deux mois de travail effectif.– Bulletin de paie mensuel détaillant salaire de base, retenues et cotisations légales.Processus de recrutement– Étape 1 — Présélection sur dossier (CV et lettre de motivation).– Étape 2 — Cas pratique écrit (20 minutes) : saisie d'un dossier dans un CRM fictif et rédaction d'un courriel de relance client.– Étape 3 — Entretien oral, incluant une mise en situation (jeu de rôle face à un parent ou un client difficile).CandidatureDossier de candidature (CV et lettre de motivation) à adresser à : info@bahiaed.com, avant le 29 septembre 2026, pour une prise de poste le 15 septembre 2026.Poste basé à Conakry — la présence physique au bureau est indispensable. BahiaEd étudie toutes les candidatures avec la même exigence d'équité qu'il applique à ses clients.