Assistent:in der Geschäftsleitung

Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)Schnittstellenfunktion zur Geschäftsführung und Verantwortung für Office-Management-Prozesse in einem internationalen Immobilieninvestment- und Asset-Management-UmfeldHamburg | Vollzeit (bevorzugt) | vor OrtUnser Kunde ist ein international tätiges Immobilieninvestment- und Asset-Management-Unternehmen mit mehreren europäischen Standorten. Die Teams arbeiten in einem professionellen, offenen und gemeinschaftlich geprägten Umfeld zusammen. Für die beiden Geschäftsführer in Hamburg wird eine erfahrene, herzliche und souveräne Assistenz gesucht, die den Schwerpunkt klar in der Geschäftsführungsassistenz sieht und zugleich zentrale Office-Management-Prozesse am Standort strukturiert und weiterentwickelt. In dieser Rolle sorgst Du für verlässliche Abläufe, klare Zuständigkeiten und eine professionelle Organisation des Hamburger Büros.👥 Rund 30 Mitarbeitende vor Ort am Standort💶 Gehaltsrahmen ca. 60.000 € bis 65.000 € p. a., abhängig von Berufserfahrung und Qualifikation zzgl. einer leistungsorientierten Bonuszahlung in Höhe von 10 % des Jahresgrundgehalts📍 Hamburg-MitteBenefitsDirekte Zusammenarbeit mit den beiden Geschäftsführern in einer zentralen SchnittstellenrolleInternational geprägtes Arbeitsumfeld und Zusammenarbeit mit KollegInnen an verschiedenen europäischen StandortenBonuszahlung, betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame LeistungenVollzeit bevorzugt, flexible Modelle zwischen ca. 32 und 40 Wochenstunden möglich; überwiegend Präsenz in Hamburg mit abgestimmter Homeoffice-OptionZuschuss zum Deutschlandticket und Firmenfitness über EGYM WellpassModerne, ergonomische Arbeitsplätze mit Notebook und FirmenhandyWertschätzende, gemeinschaftliche Unternehmenskultur mit Du-Kultur, Social Days, eigener Foundation sowie regelmäßigen Team- und Firmenevents und wöchentlichem Team-LunchTasksAssistenz der GeschäftsführungEigenständiges Termin- und Kalendermanagement für die beiden GeschäftsführerVorausschauende Planung, Priorisierung und Koordination des TagesgeschäftsOrganisation nationaler und internationaler Reisen inkl. Reiseunterlagen, Agenda und NachbereitungE-Mail- und Korrespondenzmanagement nach AbstimmungVorbereitung und Organisation von Meetings, Workshops und GeschäftsessenErstellung und Aufbereitung von Unterlagen, Präsentationen und ProtokollenNachhalten von Aufgaben, Vereinbarungen und EntscheidungenSouveräne Kommunikation mit KollegInnen, Dienstleistern, Investoren und dem Senior ManagementEigenständige Prioritätensetzung und Sicherstellung verlässlicher Abläufe, auch während der regelmäßigen Reisen der GeschäftsführerOffice ManagementStrukturieren und Weiterentwickeln bestehender Office-Management-Abläufe am StandortOrganisation von Aufgaben, Zuständigkeiten und VertretungsregelungenSicherstellen eines professionellen Büroalltags und Koordination externer DienstleisterEtablieren und Überwachen von Standards für Empfang, Hospitality und BüroorganisationGelegentliche praktische Unterstützung im Office oder am Empfang bei EngpässenKommunikation und ZusammenarbeitEnge Abstimmung mit internationalen KollegInnen und unterschiedlichen FachbereichenUnterstützung bei Präsentationen und ausgewählten KommunikationsaufgabenSouveräne Kommunikation mit internen und externen AnsprechpartnerInnen auf verschiedenen HierarchieebenenNutzung digitaler Tools wie Outlook, Teams und PowerPoint sowie Offenheit für den produktiven Einsatz von KIPerspektivische Übernahme weiterer Aufgaben, beispielsweise im Umfeld von HR oder bei der Weiterentwicklung des Office ManagementsProfileMehrjährige einschlägige Erfahrung als Management Assistant, Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder Office Manager (Orientierung: ca. 5–10 Jahre einschlägige Berufserfahrung)Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und im Umgang mit Senior ManagementSehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und SchriftSicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams und PowerPoint, sowie hohe digitale AffinitätAusgeprägtes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behaltenFreude daran, Office-Management-Prozesse zu strukturieren, Aufgaben zu koordinieren und deren Umsetzung nachzuhaltenHerzliches, verbindliches und professionelles Auftreten sowie Diskretion und LoyalitätAusgeprägte Service- und Hospitality-Orientierung sowie ein gutes Gespür dafür, was im Arbeitsalltag benötigt wirdEigenständige, pragmatische und vorausschauende Arbeitsweise sowie Bereitschaft, bei Bedarf auch praktisch zu unterstützenGOOD TO KNOWDich erwartet ein lebendiges, internationales und professionelles Umfeld mit einer offenen Du-Kultur und enger Zusammenarbeit verschiedener Fachbereiche. Eine sorgfältige Einarbeitung ist vorgesehen, damit Du die Strukturen, Prozesse und Schnittstellen kennenlernst und Deine Rolle als zentrale Anlaufstelle für die Geschäftsführung und das Office Management sicher ausfüllen kannst. Die Position ist bewusst stark auf Präsenz am Hamburger Standort ausgerichtet, da sowohl die Nähe zur Geschäftsführung als auch zur täglichen Office-Organisation wichtig sind. Homeoffice ist im Rahmen eines abgestimmten Modells möglich.Wenn Du Freude an einer vielseitigen Schnittstellenrolle hast, gerne Verantwortung übernimmst und sowohl Geschäftsführungsassistenz als auch strukturiertes Office Management schätzt, erwartet Dich hier ein Umfeld mit viel Gestaltungsspielraum.