Assistenz der Geschäftsleitung

Die Global Foods Trading Group (GFT) wurde 1980 in Deutschland gegründet und hat sich von einem kleinen 70 m² großen Geschäft in Frankfurt zu einem modernen Hauptsitz mit 15.000 m² Fläche in Biebesheim am Rhein entwickelt. Das Unternehmen ist auf authentische indische und asiatische Lebensmittel spezialisiert und ergänzt sein Sortiment durch Kosmetik, Küchenartikel sowie zahlreiche Eigenmarken, Tiefkühlprodukte und Convenience-Produkte.GFT legt großen Wert darauf, hochwertige Produkte zu wettbewerbsfähigen Preisen anzubieten. Dies wird durch exklusive Lieferantenbeziehungen sowie konsequente Qualitäts- und Servicestandards sichergestellt. Mit mehr als 40 Jahren Erfahrung, mehreren Standorten mit einer Gesamtfläche von über 25.000 m² und einer hohen Kundenzufriedenheit expandiert GFT kontinuierlich in neue Märkte.Mitarbeitende erwartet ein wachsendes und zugleich stabiles Arbeitsumfeld mit einer angenehmen Arbeitsatmosphäre und vielfältigen Möglichkeiten, sich gemeinsam mit dem Unternehmen weiterzuentwickeln.Stellenbeschreibung – Assistenz der GeschäftsleitungDie Position als Assistenz der Geschäftsleitung ist eine Vollzeitstelle vor Ort in Wolfskehlen. In dieser Funktion unterstützen Sie die Geschäftsleitung bei den täglichen organisatorischen und administrativen Aufgaben.Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem:Organisation und Verwaltung von Kalendern und TerminenPlanung und Koordination von BesprechungenVorbereitung und Aufbereitung von Dokumenten und UnterlagenKoordination der internen und externen KommunikationBearbeitung der KorrespondenzPflege und Verwaltung von Unterlagen und DokumentationenErstellung, Prüfung und Nachverfolgung von SpesenabrechnungenUnterstützung bei der Planung und Organisation von GeschäftsreisenKoordination von Reiseplanung und LogistikUnterstützung der Geschäftsleitung bei strategischen Projekten und InitiativenRecherche und Aufbereitung relevanter InformationenErstellung von PräsentationenNachverfolgung von Aufgaben, Maßnahmen und vereinbarten To-dosUnterstützung bei einem reibungslosen Ablauf der BüroorganisationEnge Zusammenarbeit mit verschiedenen AbteilungenProfessioneller und serviceorientierter Umgang mit internen und externen AnsprechpartnernIhr Profil / Ihre QualifikationenSehr gute Kenntnisse im Bereich Assistenz der Geschäftsleitung und allgemeine Büroorganisation, insbesondere in der Terminplanung, Meetingkoordination und DokumentenerstellungErfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, idealerweise im direkten Umfeld der GeschäftsleitungSicherer und diskreter Umgang mit vertraulichen InformationenFähigkeit, auch unter Zeitdruck Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig strukturiert zu bearbeitenErfahrung mit der Erstellung und Verwaltung von Spesenabrechnungen sowie eine sorgfältige und genaue Arbeitsweise bei der Kosten- und BudgetdokumentationAusgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift sowie ein professionelles Auftreten gegenüber internen und externen GeschäftspartnernSehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen sowie grundlegende Erfahrung mit digitalen Kommunikations- und KollaborationstoolsHervorragende organisatorische Fähigkeiten, hohe Detailgenauigkeit und eine strukturierte, lösungsorientierte ArbeitsweiseFähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeitenZuverlässigkeit, Diskretion und eine ausgeprägte ServiceorientierungDeutsch auf muttersprachlichem Niveau Gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und SchriftWeitere Sprachkenntnisse sind von VorteilAbgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium der Betriebswirtschaftslehre oder eine vergleichbare QualifikationBerufserfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position ist wünschenswert