Assistenz / Office Management (m/w/d) – Vollzeit

Aufgaben und Verantwortlichkeiten1. Allgemeines Office ManagementEigenständige Organisation und Koordination des täglichen BüroablaufsSicherstellung eines professionellen, strukturierten und reibungslosen BürobetriebsVerwaltung und Bestellung von Büro- und VerbrauchsmaterialienKoordination und Kommunikation mit externen DienstleisternUnterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen AufgabenOptimierung und Standardisierung interner Arbeitsabläufe und Prozesse2. Postmanagement und DokumentenverwaltungAnnahme, Sortierung, Bearbeitung und interne Verteilung der täglichen EingangspostOrganisation und Abwicklung der AusgangspostErstellung, Pflege und Strukturierung physischer und digitaler Ordner- und AblagesystemeZusammenstellung, Aufbereitung und Versand von Unterlagen und Dokumenten an MandantenDigitalisierung, Zuordnung und systematische Ablage relevanter DokumenteSicherstellung einer vollständigen, nachvollziehbaren und einheitlichen Dokumentenorganisation3. Telefonservice und MandantenbetreuungProfessionelle Annahme und Weiterleitung eingehender TelefonateEmpfang und Betreuung von Mandanten, Geschäftspartnern und BesuchernVorbereitung, Organisation und Bewirtung bei Mandantenterminen und BesprechungenVorbereitung und Nachbereitung von BesprechungsräumenSicherstellung eines professionellen und repräsentativen Erscheinungsbildes der Büroräumlichkeiten4. Termin- und ReisemanagementKoordination, Planung und Organisation interner und externer TermineAbstimmung und Organisation von Besprechungen mit Mandanten und GeschäftspartnernPflege und Verwaltung von TerminkalendernOrganisation und Buchung von Geschäftsreisen einschließlich Flügen, Hotels und TransfersZusammenstellung und Verwaltung von ReiseunterlagenErstellung, Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen5. Digitale Organisation und SharePoint-ManagementAufbau, Strukturierung und kontinuierliche Weiterentwicklung einer einheitlichen SharePoint-AblagestrukturErstellung und Organisation digitaler Ordnerstrukturen für interne und mandantenbezogene DokumenteEntwicklung und Umsetzung einheitlicher Ablage-, Benennungs- und DokumentationsstandardsPflege, Aktualisierung und Qualitätssicherung bestehender digitaler DokumentenablagenUnterstützung des Teams bei der Nutzung und Einhaltung definierter AblagestrukturenIdentifikation und Umsetzung von Verbesserungsmöglichkeiten im digitalen Dokumentenmanagement6. Vorlagenmanagement und DokumentenerstellungErstellung, Gestaltung und Pflege professioneller PowerPoint-VorlagenErstellung und Aktualisierung standardisierter Word-Vorlagen für Briefe, Berichte, Protokolle und weitere GeschäftsdokumenteSicherstellung eines einheitlichen Corporate Designs in sämtlichen Vorlagen und DokumentenFormatierung, Überarbeitung und Qualitätssicherung von Präsentationen und DokumentenRegelmäßige Überprüfung und Aktualisierung bestehender VorlagenUnterstützung des Teams bei der Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und UnterlagenFachliche und persönliche AnforderungenSehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige ArbeitsweiseSicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint und ExcelGute Kenntnisse in Microsoft SharePoint oder die Bereitschaft, sich eigenständig in die Anwendung einzuarbeitenAusgeprägte Serviceorientierung und professionelles Auftreten gegenüber Mandanten und GeschäftspartnernHohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und VerantwortungsbewusstseinEigeninitiative und die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu priorisieren und umzusetzenFreude an der Entwicklung und Verbesserung organisatorischer Strukturen und ProzesseKommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein freundliches, verbindliches AuftretenSehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und SchriftZielsetzung und Erwartung an die PositionDie Position soll das Team im operativen Tagesgeschäft spürbar entlasten und gleichzeitig eine professionelle, effiziente und verlässliche Büroorganisation gewährleisten.Neben der eigenständigen Bearbeitung wiederkehrender administrativer Aufgaben wird erwartet, dass bestehende Prozesse und Strukturen aktiv hinterfragt, weiterentwickelt und nachhaltig verbessert werden.Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Schaffung einheitlicher digitaler Ablagestrukturen, der Standardisierung von Dokumentenvorlagen sowie einer zuverlässigen und professionellen Betreuung von Mandanten und Geschäftspartnern.