Asystent biurowy

Office Assistant / Administrative & Logistics AssistantBARBAROSSA POLAND Sp. z o.o. | Warsaw, PolandAbout the RoleBARBAROSSA POLAND is a growing international FMCG wholesale company specializing in the import and export of branded consumer goods.We are looking for a reliable, well-organized and proactive Office Assistant to support our daily business operations.You will work closely with our management team, assisting with administrative tasks, trade documentation, logistics coordination and communication with international suppliers and customers.ResponsibilitiesOrganize and maintain company documents, invoices and business records.Prepare proforma invoices, commercial invoices and other trade documents.Coordinate transport arrangements and communicate with logistics companies, warehouses and customs agencies.Maintain daily communication with international suppliers and customers.Monitor orders, deliveries and transport documentation.Support the purchasing and sales departments with administrative tasks.Handle daily email correspondence and office administration.Cooperate with the accounting department and ensure timely document submission.Assist management with various operational and organizational tasks.QualificationsGood command of English, both written and spoken.Proficiency in Microsoft Office, particularly Excel, Word and Outlook.Strong organizational skills and attention to detail.Ability to multitask, prioritize responsibilities and work independently.Good communication and problem-solving skills.Reliability, responsibility and a proactive attitude.Previous experience in administration, logistics, international trade or FMCG is an advantage but not required.What We OfferStable employment in a growing international company.A friendly, supportive and informal working environment.Direct cooperation with the management team.Opportunities to develop skills in international trade and logistics.A long-term cooperation opportunity.A comfortable office environment in Warsaw.Asystentka biura / Asystentka ds. administracji i logistykiBARBAROSSA POLAND Sp. z o.o. | WarszawaO stanowiskuBARBAROSSA POLAND to rozwijająca się firma zajmująca się międzynarodowym handlem hurtowym produktami FMCG, specjalizująca się w imporcie i eksporcie produktów znanych marek.Poszukujemy odpowiedzialnej, dobrze zorganizowanej i samodzielnej osoby, która wesprze nas w codziennym funkcjonowaniu firmy.Praca polega na bezpośredniej współpracy z zarządem oraz wsparciu w zakresie administracji, dokumentacji handlowej, organizacji transportu i kontaktów z zagranicznymi kontrahentami.Zakres obowiązkówOrganizacja, archiwizacja i bieżące prowadzenie dokumentacji firmowej.Przygotowywanie faktur proforma, faktur handlowych oraz innych dokumentów związanych ze sprzedażą.Organizacja transportów oraz kontakt z firmami transportowymi, magazynami i agencjami celnymi.Bieżąca komunikacja z dostawcami i klientami, również zagranicznymi.Monitorowanie realizacji zamówień, dostaw i dokumentacji transportowej.Wsparcie działu zakupów i sprzedaży w codziennych zadaniach.Obsługa korespondencji e-mail oraz bieżących spraw administracyjnych.Współpraca z biurem rachunkowym i terminowe przekazywanie dokumentów.Wsparcie zarządu w codziennych zadaniach organizacyjnych i operacyjnych.WymaganiaDobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.Dobra znajomość pakietu Microsoft Office, szczególnie Excel, Word i Outlook.Bardzo dobra organizacja pracy i dbałość o szczegóły.Umiejętność samodzielnego wykonywania zadań i ustalania priorytetów.Komunikatywność, odpowiedzialność i umiejętność rozwiązywania problemów.Zaangażowanie, rzetelność i inicjatywa w działaniu.Doświadczenie w administracji, logistyce, handlu międzynarodowym lub branży FMCG będzie dodatkowym atutem, ale nie jest wymagane.OferujemyStabilne zatrudnienie w rozwijającej się firmie o międzynarodowym zasięgu.Przyjazną, kameralną atmosferę pracy.Bezpośrednią współpracę z zarządem firmy.Możliwość zdobycia doświadczenia w handlu międzynarodowym i logistyce.Perspektywę długoterminowej współpracy.Komfortowe warunki pracy w biurze w Warszawie.