Bilingual Sales Coordinator

KIT Recruitment is partnered with a well-established and reputable food manufacturer. We are seeking a bilingual Sales Coordinator to support the organization’s retail and foodservice business. Reporting to the Quebec/Atlantic Sales Director, this role coordinates customer orders, product setup, e-commerce listings, production requirements, and sales administration.This opportunity is ideal for an organized, detail-oriented professional who thrives in a fast-paced environment and enjoys working across Sales, Production, Shipping, Accounting, and customer teams. The successful candidate will help ensure orders are processed accurately, product information remains current, and finished goods move smoothly from order entry through production and delivery.Sales Coordinator – Position DetailsSalary: $60,000–$70,000 annuallyBonus: Up to 15% of base salary for the fiscal yearSchedule: Monday to Friday, on-siteVacation: 2 weeks, prorated in the first yearBenefits: Begin after the 3-month probationary periodPension: 10% RPP contribution based on gross annual salary after 1 year of serviceSales Coordinator – Key ResponsibilitiesEnter, review, and confirm customer purchase orders in Microsoft Dynamics 365 (D365), ensuring pricing, quantities, product details, shipping instructions, and terms are accurate.Provide order confirmations and communicate changes, delays, discrepancies, and special requests.Manage customer orders from receipt through production and shipment, following up or expediting when required.Collaborate with Production, Shipping, and Account Managers to coordinate deliveries and resolve customer, inventory, and order-related issues.Monitor inventory and product availability to support complete and timely order fulfillment.Set up and maintain retail and foodservice products in GS1 Canada, ECCnet, and customer e-commerce portals, keeping product, nutritional, marketing, pricing, and shipping information accurate.Coordinate product imaging, review GS1 information and images, approve GS1 Canada invoices, and prepare customer listing forms.Support daily production planning by reviewing fresh and frozen purchase orders, inventory, and production capacity; create and release production orders to meet transportation schedules.Enter applicable orders into i-Trade.Support new product launches by validating customer specifications, raw materials, packaging, and pricing with Sales, Plant, Finance, and Regulatory teams.Maintain order and production updates, correspondence, and electronic records; communicate with customers and suppliers to resolve processing issues and obtain acknowledgements.Assist with customer account and payment follow-up, provide administrative support to Sales and Accounting, maintain customer records, and support customer-specific projects.Support the Quebec/Atlantic Sales Director with regional order entry and selected Retail and Foodservice accounts in Ontario.Sales Coordinator – QualificationsFluency in English and French is required.Post-secondary degree or diploma in a related field.2–3 years of experience in sales coordination, retail support, customer service, or a related role.Strong understanding of Electronic Data Interchange (EDI), SPS Commerce, GS1, ECCnet, and e-commerce portal setup and maintenance.Experience with Microsoft Dynamics 365 (D365) or a similar ERP/order-management system is an asset.Excellent organization, time management, problem-solving, and written communication skills in both English and French.Strong attention to detail when processing orders, pricing, product information, and customer documentation.Ability to manage high work volumes, competing priorities, and strict deadlines independently and with urgency.Professional, dependable, and collaborative, with the ability to work effectively with customers, suppliers, and internal teams.Coordonnateur(trice) des ventesKIT Recruitment est partenaire d’un fabricant alimentaire bien établi et réputé. Nous recherchons un(e) coordonnateur(trice) des ventes bilingue pour soutenir les activités de vente au détail et de services alimentaires de l’organisation. Relevant du/de la directeur(trice) des ventes Québec/Atlantique, cette personne coordonnera les commandes clients, la création et la mise à jour des produits, les plateformes de commerce électronique, les besoins de production et l’administration des ventes.Ce poste convient à une personne organisée et minutieuse, à l’aise dans un environnement dynamique et capable de collaborer avec les équipes des ventes, de la production, de l’expédition et de la comptabilité ainsi qu’avec les clients. La personne retenue veillera à l’exactitude des commandes et des renseignements sur les produits, ainsi qu’au bon déroulement des opérations, de la saisie des commandes jusqu’à la livraison.Coordonnateur(trice) des ventes – Détails du posteSalaire : 60 000 $ à 70 000 $ par annéePrime : Jusqu’à 15 % du salaire de base pour l’exercice financierHoraire : Du lundi au vendredi, en présentielVacances : 2 semaines, calculées au prorata la première annéeAvantages sociaux : En vigueur après la période de probation de 3 moisRégime de retraite : Contribution de 10 % au RPA, calculée sur le salaire annuel brut, après 1 an de serviceCoordonnateur(trice) des ventes – Principales responsabilitésSaisir, réviser et confirmer les bons de commande dans Microsoft Dynamics 365 (D365) en vérifiant les prix, quantités, produits, instructions d’expédition et conditions applicables.Fournir les confirmations de commande et communiquer les changements, retards, écarts et demandes particulières.Assurer le suivi des commandes, de leur réception jusqu’à la production et l’expédition, et accélérer leur traitement au besoin.Collaborer avec la production, l’expédition et les gestionnaires de comptes afin de coordonner les livraisons et de résoudre les problèmes liés aux clients, aux commandes et aux stocks.Surveiller les stocks et la disponibilité des produits afin d’assurer l’exécution complète et ponctuelle des commandes.Créer et maintenir les fiches de produits de détail et de services alimentaires dans GS1 Canada, ECCnet et les portails de commerce électronique des clients, en assurant l’exactitude des renseignements sur les produits, les valeurs nutritives, le marketing, les prix et l’expédition.Coordonner l’imagerie des produits, vérifier les renseignements et les images dans GS1, approuver les factures de GS1 Canada et préparer les formulaires de référencement des clients.Soutenir la planification quotidienne de la production en examinant les commandes de produits frais et congelés, les stocks et la capacité de production; créer et libérer les ordres de production selon les horaires de transport.Saisir les commandes applicables dans i-Trade.Participer aux lancements de nouveaux produits en validant les spécifications clients, les matières premières, l’emballage et les prix avec les équipes des ventes, de l’usine, des finances et des affaires réglementaires.Tenir à jour le statut des commandes et de la production, la correspondance et les dossiers électroniques; communiquer avec les clients et fournisseurs pour résoudre les problèmes et obtenir les confirmations requises.Participer au suivi des comptes et paiements, soutenir les équipes des ventes et de la comptabilité, tenir les dossiers clients à jour et contribuer aux projets propres aux clients.Soutenir le/la directeur(trice) des ventes Québec/Atlantique dans la saisie des commandes régionales et certains comptes de détail et de services alimentaires en Ontario.Coordonnateur(trice) des ventes – QualificationsMaîtrise du français et de l’anglais requise.Diplôme d’études postsecondaires dans un domaine pertinent.2 à 3 ans d’expérience en coordination des ventes, soutien au commerce de détail, service à la clientèle ou dans un rôle connexe.Bonne compréhension de l’échange de données informatisé (EDI), de SPS Commerce, de GS1, d’ECCnet et de la création et gestion de portails de commerce électronique.Expérience avec Microsoft Dynamics 365 (D365) ou un système ERP/de gestion des commandes similaire considérée comme un atout.Excellentes compétences en organisation, gestion du temps, résolution de problèmes et communication écrite en français et en anglais.Grande attention aux détails dans le traitement des commandes, des prix, des renseignements sur les produits et de la documentation client.Capacité à gérer un volume de travail élevé, plusieurs priorités et des échéanciers serrés de façon autonome et avec un bon sens de l’urgence.Personne professionnelle, fiable et collaborative, capable de travailler efficacement avec les clients, fournisseurs et équipes internes.