مساعد اداري
General Pension and Social Security Authority (GPSSA) · Dubai, United Arab Emirates
Apply & track with Apply Edgeغرض المنصبيتولى هذا المنصب مسؤولية دعم كفاءة إدارة عمليات أصحاب العمل. يتبع هذا المنصب مباشرةً لمدير عمليات أصحاب العمل، ويتضمن تقديم دعم إداري شامل، وتنسيق الجداول الزمنية، وضمان التواصل الفعال بين المدير ومختلف أصحاب المصلحة في مختلف القطاعات والأقسام. ويُعد هذا المنصب أساسيًا للحفاظ على سلاسة سير عمل وتعزيز مشاركة أصحاب المصلحة.الواجبات والمسؤوليات الرئيسيةالتواصل والتنسيقالساعدة في ضمان سلاسة التواصل بين إدارة عمليات أصحاب العمل والإدارات الأخرى.دعم مدير عمليات أصحاب العمل من خلال إعداد المواد اللازمة للاجتماعات ومتابعة الإجراءات.التنسيق مع الإدارات لجمع وتنظيم المعلومات اللازمة للمبادرات والتقارير.إدارة وترتيب أولويات الاتصالات الواردة إلى الإدارة، مع ضمان الاستجابة السريعة وتصعيد الأمور العاجلة عند الضرورة.المحافظة على السجلات وتتبع التقدم المُحرز في مبادرات الإدارات لضمان توافقها مع الأهداف.إدارة التقويم والاجتماعاتتنسيق وإدارة تقويم مدير عمليات أصحاب العمل، وجدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر لتحسين الوقت والإنتاجية.المساعدة في تنظيم المواد اللازمة لاجتماعات الإدارات وإعدادها، مع ضمان اكتمال جميع الوثائق وسهولة الوصول إليها.التعاون مع أعضاء الفريق لتخطيط وتنفيذ فعاليات الإدارات وورش العمل والاجتماعات، وإدارة التفاصيل اللوجستية مثل ترتيبات مكان انعقاد الفعاليات، وتواصل الحضور، والمتابعة.التوثيق وإعداد التقاريرالمساعدة في إعداد المراسلات وتقارير الإدارات والعروض التقديمية، مع ضمان الوضوح والدقة والتوافق مع المعايير التنظيمية.المحافظة على أنظمة الملفات المنظمة والسجلات الإلكترونية لإدارة عمليات أصحاب العمل وتحديثها، مع ضمان سهولة الوصول إليها والالتزام بسياسات إدارة البيانات.دعم إعداد التقارير وتقديمها، وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية، وتحسين الخدمات.إدارة المشاريع والمهامتتبع المواعيد النهائية للمشروع والمخرجات، والمتابعة مع أعضاء الفريق لضمان إنجاز المهام في حينها.دعم المشاريع والمبادرات الخاصة وفقًا لتوجيهات مدير عمليات أصحاب العمل، مما يساهم في تحقيق الأهداف العامة لقطاع المعاشات التقاعدية.اقتراح تنفيذ عمليات والمساعدة فيها لتحسين سير العمل وتعزيز إنتاجية الفريق داخل إدارة عمليات أصحاب العمل.مسؤوليات الإدارة الذاتيةتحديد أهداف الأداء في بداية العام بالمناقشة مع المدير المباشر وضمان تحقيق الأهداف خلال العام.تحديد متطلبات التدريب والتطوير الذاتي والاتفاق عليها مع المدير المباشر لضمان ترتيب وحضور التدريبات المطلوبة.السعي لتحقيق أعلى مستويات مهارية في جميع الكفاءات والمهارات المطلوبة لأداء الوظيفةمواكبة التطورات المهنية والتقنيات الجديدة والقضايا الراهنة من خلال التعليم المستمر والنمو المهنيالمؤهلات والخبرات درجة البكالوريوس في الإدارة أو ما يعادلها في أي مجال ذي صلةعدد سنوات الخبرة من 0-2 في نفس المجال او مجال ذي صلةان يكون المرشح من مواطني دولة الامارات العربية المتحدة