مراقب التكاليف

الوصف الوظيفي – مراقب التكاليفالمسمى الوظيفي: مراقب التكاليف الإدارة: المالية / المشاريع يرفع تقاريره إلى: المدير المالي / المدير المالي التنفيذي (CFO) التنسيق الوظيفي مع: مديري المشاريع، التخطيط ومراقبة التكاليف، المشتريات، العقود، العمليات، والإدارة المالية موقع العمل: المملكة العربية السعودية1. الهدف من الوظيفةيتولى مراقب التكاليف مسؤولية متابعة وتحليل وضبط وإعداد التقارير المتعلقة بتكاليف مشاريع الشركة في مجالات الإنشاءات والهندسة والصيانة والتشغيل.ويُعد هذا المنصب حلقة وصل رئيسية بين الإدارة المالية وعمليات المشاريع، بما يضمن تسجيل المصروفات الفعلية للمشاريع بشكل صحيح، ومقارنتها بالميزانيات المعتمدة، وتحليل الانحرافات، وإعداد التوقعات المالية حتى اكتمال المشروع.كما يتولى مراقب التكاليف تزويد الإدارة ومديري المشاريع بالمعلومات المالية الدقيقة وفي الوقت المناسب لدعم ضبط التكاليف، والربحية، وإدارة التدفقات النقدية، واتخاذ القرارات التجارية والمالية.2. المسؤوليات الرئيسيةأ. إعداد ميزانيات المشاريع ومراقبة التكاليف·       إنشاء وتطبيق وصيانة أنظمة مراقبة تكاليف مشاريع الإنشاءات والصيانة.·       مراجعة ميزانيات المشاريع والتأكد من توزيع التكاليف بصورة صحيحة على رموز التكاليف المعتمدة وهيكل تجزئة العمل (WBS).·       مراقبة المصروفات الفعلية ومقارنتها بالميزانيات المعتمدة.·       متابعة تكاليف المشاريع، بما في ذلك العمالة والمواد ومقاولو الباطن والمعدات والنقل والمصاريف العامة للموقع وغيرها من التكاليف المباشرة وغير المباشرة.·       اكتشاف تجاوزات التكاليف والمصروفات غير الاعتيادية والاتجاهات السلبية في التكاليف في مرحلة مبكرة.·       التنسيق مع مديري المشاريع لاتخاذ الإجراءات التصحيحية عند تجاوز التكاليف للميزانيات المعتمدة.·       الاحتفاظ بسجلات تفصيلية للتكاليف لكل مشروع وحزمة عمل ونشاط ومركز تكلفة.ب. تحليل الميزانية مقابل التكاليف الفعلية·       إعداد تقارير دورية عن الميزانية مقابل التكاليف الفعلية (Budget vs. Actual) لكل مشروع.·       تحليل انحرافات التكاليف وتحديد أسبابها.·       إبراز الانحرافات الإيجابية والسلبية الجوهرية للإدارة.·       مقارنة الأداء الفعلي للمشروع بتكاليف المناقصة/التكاليف التقديرية وميزانية المشروع المعتمدة.·       تقديم تفسيرات واضحة وتوصيات بشأن الانحرافات الجوهرية في التكاليف.ج. التوقعات المالية للمشاريع·       إعداد وتحديث توقعات تكاليف المشاريع بصورة منتظمة.·       احتساب ومراقبة ما يلي:o      الميزانية عند الإنجاز (BAC)o      التكلفة الفعلية (AC)o      التكاليف الملتزم بها (Committed Cost)o      التكلفة اللازمة لإكمال المشروع (CTC)o      التكلفة التقديرية عند الإنجاز (EAC)o      انحراف تكلفة المشروعo      إجمالي الربح / هامش الربح المتوقع·       تحديد التجاوزات المحتملة في التكاليف قبل حدوثها فعليًا.·       دعم مديري المشاريع والإدارة المالية في إعداد التوقعات الشهرية والربع سنوية للمشاريع.د. مراقبة تكاليف مشاريع الإنشاءاتمتابعة وتحليل فئات التكاليف الرئيسية لمشاريع الإنشاءات، بما في ذلك:·       الأعمال المدنية.·       الأعمال المعمارية.·       الأعمال الميكانيكية.·       الأعمال الكهربائية.·       أعمال الميكانيكا والكهرباء والسباكة (MEP).·       المواد.·       المعدات والآليات.·       مقاولو الباطن.·       العمالة المباشرة.·       المصاريف العامة للموقع.·       المرافق المؤقتة.·       النقل والخدمات اللوجستية.·       تجهيز المشروع وبدء الأعمال وإنهاء التعبئة وسحب الموارد من الموقع.والتأكد من تحميل جميع التكاليف على المشروع ورمز التكلفة الصحيحين.هـ. مراقبة تكاليف مشاريع الصيانة والتشغيل (O&M)·       مراقبة التكاليف المتكررة المرتبطة بعقود الصيانة والتشغيل.·       تحليل توزيع العمالة مقارنة بالمتطلبات التعاقدية والميزانيات المعتمدة.·       مراقبة تكاليف قطع الغيار والمواد الاستهلاكية والمعدات والمركبات ومقاولي الباطن والمصروفات المتعلقة بالصيانة.·       مقارنة تكاليف التشغيل الشهرية بإيرادات العقود والميزانيات المعتمدة.·       متابعة الأداء المالي وربحية عقود الصيانة.·       تحديد الاستخدام غير الفعال للعمالة، والعمل الإضافي المفرط، والاستهلاك الزائد للمواد، أو أي مصادر أخرى لتسرب التكاليف.و. مراقبة تكاليف المشتريات·       مراجعة طلبات الشراء (PRs) وأوامر الشراء (POs) مقابل الميزانية المتاحة للمشروع.·       مراقبة التكاليف الملتزم بها الناتجة عن أوامر الشراء واتفاقيات مقاولي الباطن المعتمدة.·       التنسيق مع إدارة المشتريات للتأكد من تحميل المشتريات على المشاريع الصحيحة.·       مقارنة تكاليف الشراء الفعلية بالأسعار المعتمدة في الميزانية أو المناقصة.·       تحديد الفروقات الجوهرية في الأسعار وتأثيرها على ربحية المشروع.ز. مراقبة تكاليف مقاولي الباطن·       الاحتفاظ بسجلات لقيم عقود مقاولي الباطن، والأوامر التغييرية، والمدفوعات، والمبالغ المحتجزة، والالتزامات القائمة.·       مراجعة بيانات دفعات مقاولي الباطن مقارنة بالعقود المعتمدة والتقدم الفعلي للأعمال.·       مراقبة تكاليف مقاولي الباطن مقابل ميزانيات المشاريع.·       التنسيق مع فرق المشاريع والكميات/الشؤون التجارية والإدارة المالية بشأن التزامات مقاولي الباطن والتوقعات المستقبلية.ح. تحليل تكاليف القوى العاملة·       مراقبة تكاليف القوى العاملة حسب المشروع والإدارة.·       مقارنة التوزيع الفعلي للقوى العاملة بميزانية القوى العاملة المعتمدة.·       تحليل الرواتب والعمل الإضافي والبدلات والسكن والنقل وغيرها من التكاليف المتعلقة بالقوى العاملة.·       إعداد تقارير شهرية لتكاليف القوى العاملة.·       إبراز حالات زيادة العمالة، أو العمل الإضافي المفرط، أو تجاوز تكاليف القوى العاملة لميزانية المشروع.ط. المحاسبة المالية ومطابقة تكاليف المشاريع·       التنسيق مع الإدارة المالية للتأكد من دقة تكاليف المشاريع المسجلة في النظام المحاسبي / نظام ERP.·       مطابقة تقارير مراقبة تكاليف المشاريع مع دفتر الأستاذ العام (General Ledger).·       مراجعة المصروفات المستحقة والمدفوعات المقدمة والمخصصات والتكاليف الملتزم بها المتعلقة بالمشاريع.·       التأكد من تحميل المصروفات على المشروع ومركز التكلفة والفترة المحاسبية الصحيحة.·       مساعدة الإدارة المالية أثناء عمليات الإقفال الشهري والسنوي.·       دعم متطلبات التدقيق الداخلي والخارجي المتعلقة بتكاليف المشاريع.ي. تحليل الإيرادات والربحية والتدفقات النقدية·       مراقبة إيرادات المشاريع مقابل التكاليف المتكبدة.·       إعداد تحليلات ربحية المشاريع وهوامش الربح.·       تحديد المشاريع التي تشهد انخفاضًا في هوامش الربح.·       دعم الإدارة في تقييم الأداء المالي لكل مشروع.·       التنسيق مع الإدارة المالية والمشاريع فيما يتعلق بالفوترة والتحصيل وتوقعات التدفقات النقدية والذمم المدينة المستحقة عند الحاجة.·       توفير المعلومات المالية اللازمة لتخطيط التدفقات النقدية للمشاريع.ك. تقارير التكاليف الشهريةإعداد تقرير شهري شامل لمراقبة التكاليف يتضمن:·       الميزانية الأصلية للمشروع.·       الميزانية المعدلة.·       التكلفة الفعلية حتى تاريخه.·       التكلفة الشهرية.·       التكاليف الملتزم بها.·       التكلفة اللازمة لإكمال المشروع.·       التكلفة التقديرية عند الإنجاز.·       انحراف الميزانية.·       حالة الإيرادات / الفوترة.·       إجمالي ربح المشروع.·       هامش الربح النهائي المتوقع.·       تكلفة القوى العاملة.·       تكلفة المواد.·       تكلفة مقاولي الباطن.·       تكلفة المعدات.·       وضع التدفقات النقدية.·       مخاطر التكاليف الرئيسية.·       الإجراءات التصحيحية المطلوبة.ل. التقارير الإدارية·       تطوير لوحات معلومات لمراقبة تكاليف المشاريع لصالح الإدارة.·       عرض النتائج والمؤشرات المالية الرئيسية بطريقة واضحة ومختصرة.·       إعداد تقارير إنذار مبكر للمشاريع التي تظهر تجاوزات في التكاليف أو تراجعًا في هوامش الربح.·       دعم المدير المالي التنفيذي / المدير المالي والإدارة العليا بالتحليلات المالية للمشاريع والتقارير الخاصة عند الطلب.·       المشاركة في الاجتماعات الشهرية لمراجعة أداء المشاريع والتكاليف.3. المؤهلات·       درجة البكالوريوس في المحاسبة، المالية، التجارة، محاسبة التكاليف، أو تخصص ذي صلة.·       تُعد المؤهلات الإضافية أو الخبرة في إدارة المشاريع، مراقبة التكاليف، التمويل في قطاع الإنشاءات، أو حصر الكميات (Quantity Surveying) ميزة إضافية.·       يفضل الحصول على شهادة مهنية مالية مثل CMA أو ACCA أو CPA أو ما يعادلها، ولكنها ليست شرطًا إلزاميًا.4. الخبرة·       خبرة لا تقل عن 5 إلى 8 سنوات في مراقبة التكاليف أو تمويل المشاريع أو محاسبة المشاريع أو التحليل المالي.·       يفضل بشدة وجود خبرة لا تقل عن 3 إلى 5 سنوات في شركات الإنشاءات أو الهندسة أو المقاولات أو MEP أو إدارة المرافق أو الصيانة والتشغيل (O&M).·       تعتبر الخبرة في مشاريع المملكة العربية السعودية أو دول مجلس التعاون الخليجي ميزة كبيرة.·       يشترط وجود فهم قوي لكل من عمليات المشاريع والمحاسبة المالية.5. المعرفة الفنيةيجب أن يتمتع المرشح الناجح بمعرفة قوية في المجالات التالية:·       احتساب تكاليف مشاريع الإنشاءات.·       احتساب تكاليف مشاريع الصيانة والتشغيل.·       إعداد الميزانيات ومراقبتها.·       تحليل الميزانية مقابل التكاليف الفعلية.·       توقعات التكاليف.·       تحليل ربحية المشاريع.·       رموز التكاليف / هيكل تجزئة العمل (WBS).·       إدارة التكاليف الملتزم بها.·       المصروفات المستحقة والمخصصات.·       مطابقة دفتر الأستاذ العام.·       التدفقات النقدية للمشاريع.·       إثبات الإيرادات والمصروفات.·       مراقبة تكاليف مقاولي الباطن.·       تحليل تكاليف المشتريات.·       تحليل تكاليف القوى العاملة.·       مستوى متقدم في Microsoft Excel.·       أنظمة ERP والأنظمة المحاسبية.تُعد الخبرة في أنظمة مثل SAP، Oracle، Microsoft Dynamics، Odoo أو أنظمة ERP مماثلة ميزة إضافية.6. الكفاءات الرئيسية·       مهارات تحليلية ورقمية قوية.·       فهم ممتاز للجوانب المالية للمشاريع.·       القدرة على اكتشاف مخاطر التكاليف قبل أن تتحول إلى خسائر كبيرة.·       مستوى عالٍ من الدقة والاهتمام بالتفاصيل.·       مهارات قوية في التواصل والتنسيق.·       وعي تجاري ومالي جيد.·       القدرة على مراجعة ومناقشة تكاليف المشاريع بأسلوب مهني وبنّاء.·       مهارات قوية في إعداد التقارير والعروض التقديمية.·       القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية للتقارير الشهرية.·       مستوى عالٍ من النزاهة والمحافظة على السرية.7. مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)يمكن قياس أداء مراقب التكاليف من خلال:·       دقة تقارير تكاليف المشاريع الشهرية.·       الالتزام بمواعيد إصدار تقارير التكاليف.·       دقة توقعات تكاليف المشاريع.·       اكتشاف تجاوزات التكاليف قبل حدوثها.·       متابعة انحرافات الميزانية مقابل التكاليف الفعلية.·       دقة توقعات التكلفة اللازمة لإكمال المشروع (CTC).·       دقة مطابقة تكاليف المشاريع.·       تقليل المصروفات المحملة بشكل غير صحيح على المشاريع.·       الكشف المبكر عن تراجع هوامش الربح.·       جودة تحليلات التكاليف والتوصيات المقدمة للإدارة.