行政經理

職位描述：行政經理職位名稱： 行政經理公司名稱： Realife Insurance Brokers Ltd.所屬部門： 行政部 / 營運管理部匯報對象： 總經理 / 營運總監公司介紹Realife Insurance Brokers Ltd.（恒傑保險業務有限公司）是一家位於香港的保險經紀公司，致力為個人及企業客戶提供專業、多元化的保險經紀服務。公司業務涵蓋個人保險、工商業保險、一般保險、專業責任保險、團體保險、人壽及醫療保險，以及強制性公積金相關服務。公司重視專業服務、客戶關係、內部管理及營運效率，透過完善的行政管理及業務支援機制，為保險經紀業務的日常運作及長遠發展提供穩定支持。職位概述行政經理（Administration Manager）主要負責公司的日常行政管理、辦公室營運、行政流程優化、人員協調、文件管理、供應商管理及跨部門行政支援工作。此職位要求應徵者具備良好的行政管理經驗、組織協調能力、領導能力及問題解決能力，能夠有效管理行政團隊，確保公司日常運作順暢。行政經理將與管理層、財務部、人力資源及保險業務團隊密切合作，提升內部營運效率，完善行政管理制度，並確保相關工作符合公司政策及適用的監管要求。主要工作職責行政管理與辦公室營運負責公司的日常行政事務、辦公室管理及內部營運支援。制定、執行及優化行政管理政策、工作流程及內部作業標準。管理辦公室設施、設備、辦公用品及日常行政資源。協調各部門行政需求，確保日常工作順利進行。定期評估行政運作效率，提出改善方案並推動落實。人員管理與行政協調管理行政團隊的日常工作、職責分配及工作表現。協助人力資源部處理員工入職、離職、考勤及內部行政安排。統籌員工培訓、內部會議及公司行政活動。協調不同部門之間的溝通，確保工作資訊有效傳遞。建立良好的團隊合作環境，提升員工工作效率及服務質素。保險業務行政支援為保險經紀及客戶服務團隊提供日常行政及後勤支援。協助整理保險申請文件、保單資料、續保記錄及相關業務文件。與保險公司、業務團隊及內部部門協調行政事項。確保保險業務文件準確、完整，並按照公司程序妥善處理。支援保險業務流程改善，提高行政處理效率及客戶服務質素。文件管理與資訊保密建立及維護公司行政文件、業務檔案、合約及內部記錄管理系統。監督重要文件的整理、歸檔、更新及保存工作。確保客戶資料、員工資訊及公司內部文件得到適當保護。按照公司政策及香港適用的個人資料保障要求處理相關資訊。協助管理層進行內部文件審查及資料管理流程優化。供應商與行政預算管理負責辦公室供應商、服務承辦商及相關行政合作夥伴的日常管理。協助審核辦公室採購、行政開支及相關服務合約。編製及監察行政部門預算，合理分配公司行政資源。評估供應商服務質素、成本及履約表現。推動行政成本控制及資源運用效率改善。合規管理與內部流程改善與管理層及合規部門合作，確保行政程序符合公司政策及相關監管要求。協助落實保險經紀業務相關的文件管理、資料保密及內部控制措施。支援公司內部審核、合規檢查及相關行政資料準備。定期檢視行政流程，識別潛在營運風險並提出改善建議。確保行政工作符合專業操守及公司內部管理標準。任職資格持有工商管理、行政管理、人力資源管理、商業或相關學科的大專或以上學歷，本科學歷優先。具備至少5年行政管理、辦公室管理或企業營運相關工作經驗。具備2年以上團隊管理或行政主管經驗者優先。具有保險、金融服務、保險經紀或其他專業服務行業工作經驗者優先。熟悉香港企業行政管理、辦公室營運及一般人事行政流程。具備良好的組織規劃、跨部門協調及問題解決能力。熟悉 Microsoft Office，包括 Word、Excel、PowerPoint 及相關辦公系統。具備基本預算管理、供應商管理及行政成本控制能力。具備良好的溝通技巧、領導能力、責任感及保密意識。具備良好的中文及英文書面與口語溝通能力，能以粵語進行日常商務溝通。核心能力要求行政管理與辦公室營運能力。團隊管理及人員協調能力。行政流程改善與工作效率管理。文件管理及資訊保密能力。供應商管理及行政預算控制。跨部門溝通與組織協調能力。內部控制及合規意識。問題解決、時間管理及決策能力。職位目標此職位的主要目標是透過高效、規範及專業的行政管理，確保 Realife Insurance Brokers Ltd. 的日常營運順暢，提升各部門之間的協調效率及整體行政服務水平。行政經理將協助公司建立完善的行政管理制度，優化內部工作流程，合理運用公司資源，並為保險經紀業務及長遠發展提供可靠的行政支援。績效衡量指標日常行政工作完成效率及準確性。辦公室營運穩定性與管理質素。行政流程改善及工作效率提升情況。行政預算控制及資源運用效率。供應商管理及服務質素表現。文件管理準確性及資訊保密執行情況。行政團隊工作表現及人員協調效率。跨部門合作及內部服務滿意度。行政政策及內部控制程序執行情況。匯報關係行政經理將向總經理或營運總監匯報工作，並與財務、人力資源、合規、保險業務及客戶服務團隊保持密切合作。此職位屬於公司管理層職位，主要負責行政部門的日常管理、辦公室營運、內部流程改善及跨部門行政協調工作。職位總結行政經理（Administration Manager）是 Realife Insurance Brokers Ltd. 日常營運及內部管理的重要職位，負責統籌公司行政事務、管理行政團隊、完善工作流程，並為保險經紀業務提供高效的營運支援。理想應徵者應具備成熟的行政管理經驗、良好的團隊領導能力、組織協調能力及專業工作態度，能夠在注重合規、效率及客戶服務的保險行業環境中有效履行職責。此職位將透過專業的行政管理及有效的內部協作，支持 Realife Insurance Brokers Ltd. 的穩定營運及長遠業務發展。