Coordinateur(trice) Administratif(ve) & Opérations Affaires réglementaires pharmaceutiques

Le département des affaires réglementaires de APEXFARMA garantit l’accès aux médicaments dans plus de 40 marchés (Afrique et Asie), en assurant la conformité réglementaire et en accompagnant leurs partenaires dans leurs projets.En tant que Coordinateur(trice) Administratif(ve) & Opérations, le/la candidat(e) sera un support essentiel au département des affaires réglementaires.Il/elle participera à la gestion documentaire, au suivi administratif des dossiers, à la coordination des envois et au suivi de différentes activités opérationnelles entre les laboratoires, les partenaires locaux et les équipes internes.Il/elle contribuera au bon fonctionnement du département grâce à son sens de l’organisation, sa rigueur et sa capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.MISSIONS PRINCIPALESGestion documentaire

• Organiser et archiver les documents sur les serveurs internes.
• Mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi.
• Assurer la qualité et la disponibilité des documents nécessaires aux équipes.
• Participer au classement et à l’organisation des dossiers.Coordination des envois
• Organiser et suivre les expéditions de documents et d’échantillons.
• Assurer le suivi des demandes d’importation lorsque nécessaire.
• Vérifier la bonne réception des envois avec les partenaires concernés.
• Participer à la résolution des éventuels problèmes liés aux expéditions.
• Assurer le suivi administratif et financier des frais associés aux envois : transport, douane, importation, frais locaux, justificatifs, etc.Support administratif
• Assister les responsables clients dans leurs activités administratives quotidiennes.
• Aider au suivi des dépôts de dossiers avec les partenaires locaux.
• Envoyer les documents officiels aux laboratoires.
• Participer au suivi des mandatements annuels.
• Assurer la transmission et le suivi des communications administratives.
• Participer à la coordination des échanges entre les laboratoires, les partenaires locaux les équipes internes.Suivi administratif et comptable
• Collecter et vérifier les justificatifs transmis par les partenaires.
• Assurer le suivi des avances de frais.
• Participer à la préparation des éléments nécessaires à la refacturation.
• Collaborer avec l’équipe comptable pour le suivi des dossiers.PROFIL
• Formation en administration, gestion, assistanat, commerce ou domaine équivalent.
• 1ère Expérience similaire souhaitée.
• Langues : Bilingue Français Espagnol.
• Excellente organisation et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.
• Rigueur, sens du détail et fiabilité dans le suivi des dossiers.
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Teams et des plateformes collaboratives.
• Aisance dans la gestion des documents, des données et des tableaux de suivi.
• Bon relationnel, esprit d'équipe et capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés.
• Autonomie, sens des responsabilités et capacité à soutenir efficacement les équipes dans leurs activités administratives quotidiennes.
• Dynamique, rigoureux(se) et proactif(ve), avec une forte envie d'apprendre, de relever de nouveaux défis et de contribuer à l'amélioration continue des processus.
• À l'aise dans un environnement international et multiculturel, appréciant le travail en équipe et les échanges avec des interlocuteurs de différents horizons.CONDITIONS : de 25000€ a 30.000€ bruto/anualPériode d’essai de deux moisPoste basé à Barcelone