Executive & Personal Assistant (m/w/d)

Vollzeit · Leipzig · vor Ort · ab sofortEin gut gepflegter Kalender allein schafft noch keine echte Entlastung.Deshalb suchen wir keine klassische Assistenz, die Termine koordiniert und Aufgaben auf Zuruf erledigt. Wir suchen eine vorausschauende rechte Hand, die Zusammenhänge versteht, Prioritäten erkennt und dafür sorgt, dass wichtige Dinge tatsächlich passieren.Du arbeitest ausschließlich für unseren Geschäftsführer und gestaltest seinen geschäftlichen und persönlichen Alltag so, dass er seine Zeit, Energie und Aufmerksamkeit dort einsetzen kann, wo er den größten Mehrwert schafft.Worum es in der Rolle gehtDu behältst den Überblick über Termine, Aufgaben, Verpflichtungen und offene Themen. Du filterst Informationen, denkst voraus und erkennst, was als Nächstes passieren muss.Dafür musst du nicht jedes Thema fachlich bis ins letzte Detail durchdringen. Du solltest aber verstehen, worum es geht, warum etwas wichtig ist und wer für die Umsetzung gebraucht wird.Dein Ziel: einen Alltag schaffen, der funktioniert – auch dann, wenn viele Themen gleichzeitig zusammenkommen und sich Pläne kurzfristig ändern.Deine AufgabenDu planst und steuerst den Kalender vorausschauend und sorgst dafür, dass die tatsächlichen Prioritäten darin sichtbar werden.Du schaffst bewusst Raum für Führung, kreative Arbeit, spontane Gespräche und Erholung.Du behältst Aufgaben, Fristen und Workload im Blick und weist frühzeitig auf Engpässe oder unrealistische Planungen hin.Du bereitest Termine vor und stellst sicher, dass relevante Informationen und Unterlagen rechtzeitig vorliegen.Du filterst Anfragen und entscheidest, was du selbst klären kannst, was an andere Personen gehört und womit sich unser Geschäftsführer tatsächlich beschäftigen muss.Du hältst Entscheidungen und nächste Schritte aus wichtigen Terminen fest.Du gibst Aufgaben weiter, holst Rückmeldungen ein und bleibst an offenen Punkten dran.Du organisierst Geschäftsreisen, Buchungen, Termine und ausgewählte Veranstaltungen vollständig und vorausschauend.Du entwickelst Routinen und Arbeitsweisen, die dauerhaft für Entlastung sorgen.Geschäftlich und persönlichGeschäftliches und Privates lassen sich im Alltag eines Unternehmers nicht immer klar voneinander trennen. Deshalb gehört auch persönliche Unterstützung ausdrücklich zu dieser Position.Das kann zum Beispiel bedeuten, private Reisen oder Termine zu organisieren, Arzt-, Gesundheits- und Sporttermine zu koordinieren, Recherchen und Buchungen zu übernehmen oder familiäre und geschäftliche Verpflichtungen sinnvoll aufeinander abzustimmen.Es geht nicht darum, wahllos jede private Aufgabe zu übernehmen. Es geht darum, pragmatisch dort zu unterstützen, wo dadurch Zeit und mentale Kapazität zurückgewonnen werden.Was die Position nicht istDie Rolle ist weder allgemeines Office Management noch reine Kalenderverwaltung. Du bist nicht für den Empfang, die allgemeine Büroorganisation oder die Unterstützung der gesamten Unternehmensgruppe zuständig.Auch die fachliche Führung von Teams, tiefgehende strategische Arbeit und die eigenständige Verantwortung für größere Unternehmensprojekte gehören zunächst nicht zu deinen Aufgaben.Dein Fokus liegt klar auf unserem Geschäftsführer und der Frage: Was braucht es, damit sein geschäftlicher und persönlicher Alltag zuverlässig funktioniert?Was du mitbringen solltestFür diese Position brauchst du Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Organisations- oder vergleichbaren Vertrauensrolle. Du solltest bereits erlebt haben, was es bedeutet, für eine Person mit vielen parallelen Themen den Überblick zu behalten und echte Entlastung zu schaffen.Außerdem wünschen wir uns, dass du:vorausdenkst und selbstständig ins Handeln kommst,Prioritäten erkennst und viele Themen gut strukturieren kannst,geschäftliche Zusammenhänge schnell verstehst,zuverlässig, sorgfältig und verbindlich arbeitest,freundlich, aber bestimmt nachhalten kannst,ein gutes Gespür für Menschen, Situationen und den richtigen Zeitpunkt hast,vertrauliche geschäftliche und private Informationen absolut diskret behandelst,auch bei kurzfristigen Änderungen ruhig und lösungsorientiert bleibst,dich traust, auf fehlende Entscheidungen, unrealistische Planungen oder drohende Überlastung hinzuweisen.Was dich bei uns erwarteteine besondere Vertrauensposition mit viel Eigenverantwortungenger Austausch und kurze EntscheidungswegeEinblicke in unterschiedliche Unternehmen, Themen und Netzwerkeviel Raum, die Zusammenarbeit und gemeinsame Routinen aktiv mitzugestaltenein moderner Arbeitsplatz im Herzen von Leipzigein unbefristeter Arbeitsvertrag in Vollzeitein strukturiertes Onboardingbetriebliche Altersvorsorge und weitere BenefitsTeamevents, Workshops und Weiterbildungsmöglichkeitenein offenes Team mit unterschiedlichen Menschen, Ideen und ProjektenDu musst nicht vom ersten Tag an alles wissen. Aber du solltest Lust darauf haben, die Arbeitsweise, Prioritäten und Bedürfnisse unseres Geschäftsführers wirklich kennenzulernen – und daraus eine Zusammenarbeit zu entwickeln, die echte Entlastung schafft.Klingt nach dir? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.