Executive Assistant to CEO & C-Suite

Executive Assistant to CEO & C-Suite (m/w/d)Executive Support zwischen CEO Office, C-Suite und internationalen StakeholdernStuttgart / Vollzeit / hybridBACKGROUNDUnser Auftraggeber ist ein international tätiges Industrieunternehmen mit rund 1.000 Mitarbeitenden weltweit und Standorten in über 20 Ländern. Die Unternehmenssprache ist Englisch, die Strukturen sind professionell und international geprägt, gleichzeitig sind die Entscheidungswege pragmatisch und direkt.Für den CEO und ausgewählte Mitglieder der Geschäftsleitung suchen wir eine erfahrene Executive Assistant (w/m/d), die als organisatorischer Dreh- und Angelpunkt des Executive Teams agiert. Neben der professionellen Unterstützung im Tagesgeschäft bietet die Rolle die Möglichkeit, Strukturen, Kommunikationswege und Abläufe im CEO Office aktiv weiterzuentwickeln und nachhaltig zu prägen.Der Einsatzort ist das Headquarter des Unternehmens am Flughafen Stuttgart. Rund 28 KollegInnen arbeiten an diesem Standort, darunter die gesamte Geschäftsleitung sowie die Leitung zentraler Funktionen wie Finance, HR, Marketing und Commercial Excellence. Die Zusammenarbeit ist geprägt von kurzen Wegen, direkter Kommunikation und schnellen Entscheidungen..👥 Rund 1.000 KollegInnen weltweit, davon 28 Mitarbeitende im Headquarter💶 Gehaltsrahmen ca. 70.000€ – 80.000€ p. a. abhängig von Berufserfahrung und Qualifikation📍 Flughafen StuttgartBENEFITSDirekte Zusammenarbeit mit CEO und C-SuiteMöglichkeit, den weiteren Aufbau und die Professionalisierung des CEO Office aktiv mitzugestaltenInternationale Zusammenarbeit und englische UnternehmensspracheHohe Sichtbarkeit innerhalb des UnternehmensHybrid Working, 30 Urlaubstage, JobRadVertrauensarbeitszeitKostenfreie Parkmöglichkeiten direkt am StandortModerne Büros am Flughafen StuttgartBodenständige Unternehmenskultur mit kurzen EntscheidungswegenLangfristige Perspektive in einem stabilen internationalen UnternehmensumfeldDEINE AUFGABENIn dieser Rolle bist Du die zentrale organisatorische Schnittstelle für den CEO und weitere Mitglieder der Geschäftsleitung. Du sorgst dafür, dass Abläufe funktionieren, Prioritäten klar sind und sich das Management auf die wesentlichen Themen konzentrieren kann.CEO Office Eigenständige Steuerung und Priorisierung eines sehr dynamischen KalendersProfessionelles E-Mail- und Inbox-ManagementOrganisation nationaler und internationaler GeschäftsreisenVorbereitung von Terminen, Meetings und WorkshopsNachverfolgung von Entscheidungen, Aufgaben und offenen ThemenVertrauensvolle Unterstützung des CEO im TagesgeschäftC-Suite SupportProfessionelles E-Mail- und Inbox-ManagementOrganisation nationaler und internationaler GeschäftsreisenVorbereitung von Terminen, Meetings und WorkshopsNachverfolgung von Entscheidungen, Aufgaben und offenen ThemenVertrauensvolle Unterstützung des CEO im TagesgeschäftProjekte & Executive CoordinationVorbereitung und Konsolidierung von Management- und VorstandsunterlagenAbstimmung mit Fachbereichen zu strategischen Themen und EntscheidungsvorlagenNachhalten von Maßnahmen und BeschlüssenUnterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten und SonderthemenÜbernahme ausgewählter Projekte im direkten Umfeld des CEODein Ziel: Der CEO und die Geschäftsleitung sollen sich darauf verlassen können, dass wichtige Themen professionell organisiert, priorisiert und mit einem hohen Qualitätsanspruch umgesetzt werden.DEINE STÄRKEN UND ERFAHRUNGENMehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Vorstandsassistenz oder Senior AssistantErfahrung in einem internationalen und professionellen UnternehmensumfeldSehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und SchriftSicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, PowerPoint und ExcelHohe digitale Affinität sowie Interesse an modernen Technologien und KI-gestützten ArbeitsweisenIdealerweise Erfahrung aus Beratung, Professional Services, Private Equity, Family Office oder einem vergleichbar anspruchsvollen UmfeldPersönlich passt Du gut, wenn Du …gerne Verantwortung übernimmst und eigenständig arbeitestauch bei hoher Taktung den Überblick behältstPrioritäten schnell erkennst und pragmatische Lösungen findestprofessionell, verbindlich und klar kommunizierstFreude an komplexen Kalendern und internationalen Schnittstellen hastdiskret, loyal und absolut vertrauenswürdig bistsowohl organisatorisch als auch konzeptionell stark aufgestellt bistgerne mit intelligenten, anspruchsvollen und unternehmerisch denkenden Führungskräften zusammenarbeitestGUT ZU WISSENDiese Rolle richtet sich nicht an Assistenzen, die ausschließlich Termine koordinieren und Reisen buchen möchten. Gesucht wird vielmehr eine Executive Assistant, die Freude daran hat, eng mit einem CEO und einer internationalen Geschäftsleitung zusammenzuarbeiten, Themen eigenständig voranzutreiben und Verantwortung zu übernehmen.Die Geschäftsleitung arbeitet international, pragmatisch und sehr direkt. Entscheidungen werden schnell getroffen, Abstimmungen erfolgen häufig kurzfristig und Eigenverantwortung wird vorausgesetzt. Wer Freude an klarer Kommunikation, kurzen Wegen und einem hohen professionellen Anspruch hat, findet hier ein außergewöhnlich spannendes Umfeld.Besonders gut könnte die Position zu Dir passen, wenn Du bereits Erfahrungen in der Beratung, im Private-Equity-Umfeld, in einem Family Office oder in einer anderen leistungsorientierten Organisation gesammelt hast und den direkten Austausch mit anspruchsvollen Stakeholdern schätzt.Dich erwartet eine Rolle mit Sichtbarkeit, Vertrauen und der Möglichkeit, den weiteren Aufbau eines professionellen CEO Office aktiv mitzugestalten.