Executive Assistant to CEO

Executive Assistant to CEO (m/w/d)Koordinationsstarke Executive Assistant mit internationaler Schnittstellenverantwortung im Top-Management eines global agierenden Industriekonzerns im MobilitätsumfeldGroßraum München / Vollzeit / vor Ort (Remote-Anteil möglich)BACKGROUNDFür einen international tätigen Industriekonzern im Mobilitätsumfeld mit mehreren tausend Mitarbeitenden weltweit und einem größeren Standort im Großraum München besetzen wir eine Executive-Assistenzfunktion im CEO Office. In dieser Rolle arbeitest du im direkten Umfeld der obersten Führungsebene und unterstützt ausgewählte Mitglieder des Top-Managements in ihrem anspruchsvollen Tagesgeschäft. Du bist Teil eines erfahrenen Assistenzteams, das eng zusammenarbeitet und als zentrale Schnittstelle zu internen Bereichen, internationalen Einheiten und externen Partnern fungiert. Die Position bietet dir die Möglichkeit, Abläufe im CEO Office aktiv mitzugestalten, Verantwortung zu übernehmen und dich in einem dynamischen, international geprägten Umfeld weiterzuentwickeln – bei gleichzeitigem Rückhalt durch ein starkes, kollegiales Team.👥 Rund 800 Mitarbeitende vor Ort am Standort💶 Gehaltsrahmen ca. 90.000€ p. a. abhängig von Berufserfahrung und Qualifikation📍 Großraum MünchenBENEFITSVerantwortungsvolle Executive-Assistenzfunktion im CEO Office mit direkter Nähe zur obersten FührungsebeneUnbefristete Festanstellung in einem international tätigen Automobilzulieferer mit globaler Präsenz40-Stunden-Vertrauensarbeitszeit mit 13,74 Gehältern inkl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie einem variablen AnteilModerner Standort im Großraum München mit Open-Space-Strukturen und engem Austausch mit weiteren Assistenzen (u. a. für unterschiedliche Vorstandsbereiche)Eingespielter Assistenzverbund mit klar geregelter Urlaubs- und Krankheitsvertretung sowie gegenseitiger Unterstützung „wenn es brennt“Gestaltungsspielraum, um Prozesse und Abläufe im CEO Office weiterzuentwickeln und digitale Tools (Microsoft 365, KI-Anwendungen, Concur, SAP SuccessFactors) gezielt einzusetzenDEINE AUFGABENEigenverantwortliche, proaktive Unterstützung des CEO in allen operativen, organisatorischen und kommunikativen Assistenzaufgaben im direkten Top-Management-UmfeldEnge Zusammenarbeit mit dem CEO Office und dem bestehenden Assistenzteam zur abgestimmten Steuerung von Themen, Terminen und KommunikationsströmenZentrale Schnittstellenfunktion zu internationalen Executive Offices sowie zu weiteren internen und externen StakeholdernSelbstständige Planung, Vorbereitung und Organisation von (internationalen) Meetings, Workshops und Gremiensitzungen inklusive Agenda-Setting, Einholung und Koordination von Unterlagen sowie konsequenter Nachverfolgung von MaßnahmenOrganisation und Steuerung komplexer Terminkalender für den CEO und das Top-Management inklusive Priorisierung zeitkritischer Themen und laufender Anpassung an veränderte PrioritätenPlanung, Buchung und Abwicklung weltweiter Geschäftsreisen sowie Erstellung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen in ConcurErstellung, Überarbeitung und Qualitätsprüfung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Reports für die UnternehmensleitungStrukturierte Bündelung, Aufbereitung und Weiterleitung von Informationen aus verschiedenen Bereichen, sodass der CEO und die oberste Führungsebene schnell fundierte Entscheidungen treffen könnenUnterstützung bei der Vorbereitung von Terminen der Unternehmensleitung, internen Gremien und ggf. Aufsichtsratssitzungen in Abstimmung mit dem CEO OfficeNutzung moderner Büro- und Collaboration-Tools sowie von KI-Anwendungen zur Effizienzsteigerung im AssistenzalltagEnge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den weiteren Assistenzen der obersten Führungsebene inkl. wechselseitiger VertretungDEINE STÄRKEN UND ERFAHRUNGENAbgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder abgeschlossenes betriebswirtschaftliches StudiumMehrjährige Erfahrung als Assistenz (idealerweise 8 Jahre +) auf gehobenem Management- oder Top-Management-Level, idealerweise in einem größeren, international tätigen UnternehmenUnternehmerisches Verständnis und Freude daran, ein CEO Office organisatorisch, kommunikativ und strukturell wirkungsvoll zu unterstützenSehr strukturierte, präzise und vorausschauende Arbeitsweise mit der Fähigkeit, auch bei hoher Taktung und wechselnden Prioritäten den Überblick zu behaltenAusgeprägte Resilienz und innere Ruhe: Du lässt dich auch in dynamischen Situationen nicht leicht aus der Fassung bringenHohes Organisationstalent, Eigenverantwortung und verlässliche Umsetzungsstärke in deinem VerantwortungsbereichHohe Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen Informationen sowie professionelles, sicheres Auftreten gegenüber internen und externen AnsprechpartnerInnenSehr sicherer Umgang mit moderner Bürokommunikation und MS Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word); Erfahrung mit Concur sowie SAP/SuccessFactors ist von VorteilStark ausgeprägte Kommunikations-, Kooperations- und Teamfähigkeit in einem internationalen Umfeld; du kommunizierst klar, strukturiert und auf den PunktSehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachen sind von VorteilBereitschaft, in Ausnahmefällen auch außerhalb klassischer Bürozeiten erreichbar zu sein, insbesondere bei internationalen Dienstreisen und aufgrund von ZeitverschiebungenGUT ZU WISSENDich erwartet ein kollegiales, erfahrenes Umfeld im CEO Office mit mehreren AssistenzkollegInnen, die sich fachlich eng abstimmen und sich gegenseitig unterstützen. Die Einarbeitung ist so angelegt, dass du zunächst die Besonderheiten der Zusammenarbeit mit der obersten Führungsebene, die internen Abläufe sowie die relevanten Tools und Systeme kennenlernst und anschließend schrittweise mehr Verantwortung übernimmst. Die Arbeit ist geprägt von hoher Dynamik, direktem Kontakt zu EntscheidungsträgerInnen und regelmäßig wechselnden Prioritäten, wichtig ist, dass du Struktur hereinbringst, klare Kommunikation lebst und dabei Ruhe bewahrst. Du arbeitest in einem international geprägten Konzernumfeld mit langfristiger Perspektive.