Facilities & Workplace Manager

Facilities & Workplace ManagerObjetivo del PuestoLiderar la gestión integral de Facilities y Workplace, asegurando instalaciones seguras, funcionales, confiables y adecuadamente mantenidas que soporten la continuidad de las operaciones y una óptima experiencia del colaborador. Será responsable de la infraestructura física, mantenimiento, servicios generales, gestión de activos, proveedores y contratistas, relación operativa con arrendadores, administración presupuestal y ejecución de proyectos, remodelaciones y adecuaciones.Deberá asegurar la planificación, ejecución, documentación, recepción y cierre adecuado de los trabajos realizados sobre las instalaciones, así como identificar y escalar oportunamente riesgos técnicos, operativos y de seguridad. Trabajará de manera transversal con Seguridad e higiene, Salud Ocupacional, Finanzas, Recursos Humanos y demás stakeholders internos, asegurando el cumplimiento de los requisitos legales, técnicos y corporativos aplicables a las actividades bajo responsabilidad de Facilities.Responsabilidades:1. Liderazgo y Gestión de OperacionesLiderar, desarrollar y evaluar al equipo de Facilities y Workplace, estableciendo responsabilidades, estándares de servicio, objetivos y mecanismos claros de seguimiento.Coordinar con IT las necesidades de infraestructura física asociadas a sites, cuartos técnicos, cableado estructurado, alimentación y respaldo eléctrico, climatización y seguridad física.Establecer KPIs operativos, planes de trabajo y mecanismos de seguimiento para evaluar desempeño, cumplimiento, tiempos de atención, calidad del servicio y cierre de pendientesFomentar una cultura de servicio, ownership, prevención, orden y mejora continua dentro del equipo, asegurando una óptima experiencia del colaborador en las instalaciones.Gestionar y priorizar solicitudes, fallas y necesidades de las instalaciones de acuerdo con su criticidad, riesgo e impacto operativo, asegurando su seguimiento hasta el cierre.2. EHS, Protección Civil y gestión de riesgos de FacilitiesTrabajar en coordinación con Seguridad e higiene y Salud Ocupacional para asegurar la implementación de los controles operativos, físicos y administrativos que correspondan a Facilities derivados de requisitos legales, evaluaciones de riesgo, inspecciones, auditorías, investigaciones de incidentes y estándares corporativos.Asegurar que las actividades de mantenimiento, obra, remodelación, reparación y servicios ejecutadas bajo responsabilidad de Facilities cumplan con los requisitos internos de EHS y la normativa aplicable.Gestionar junto con Seguridad e higiene y Salud Ocupacional los requisitos aplicables a contratistas, incluyendo documentación previa, accesos, competencias, análisis de riesgos, permisos de trabajo, equipos de protección y demás controles requeridos para las actividades a ejecutar.Dar seguimiento y asegurar el cierre oportuno de hallazgos, acciones correctivas y oportunidades de mejora relacionadas con instalaciones, mantenimiento, infraestructura o proveedores.Identificar, reportar y escalar oportunamente condiciones que puedan representar un riesgo para las personas, instalaciones o continuidad operativa.Participar junto con Seguridad e higiene y Salud Ocupacional en actividades de Protección Civil relacionadas con la infraestructura, equipos de emergencia, brigadas, simulacros, inspecciones, requerimientos de autoridades y acciones derivadas del Programa Interno de Protección Civil.3. Gestión de Infraestructura, Mantenimiento y FacilitiesDesarrollar, administrar y asegurar la ejecución del programa de mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo de las instalaciones, sistemas y equipos bajo responsabilidad de Facilities.Gestionar instalaciones y sistemas relacionados con distribución eléctrica, iluminación, HVAC y ventilación, instalaciones hidráulicas y sanitarias, sistemas contra incendio, detección y alarma, bombas, controles de acceso, infraestructura física de seguridad y demás servicios asociados al inmueble.Mantener actualizado el inventario de activos e infraestructura, incluyendo identificación, ubicación, criticidad, condición, historial de mantenimiento, garantías, documentación técnica y vida útil cuando aplique.Realizar inspecciones periódicas de las instalaciones e identificar fallas, deterioros, desviaciones y necesidades de mantenimiento, manteniendo un backlog priorizado de acuerdo con riesgo, criticidad e impacto operacional.Asegurar la disponibilidad y correcto funcionamiento de los servicios básicos y amenidades (agua, luz, internet, limpieza) para la continuidad de la operación4. Proyectos, Remodelaciones y Space PlanningCoordinar proyectos de remodelación, adecuación, ampliación y mejora de las instalaciones desde la definición del alcance hasta su recepción y cierre.Desarrollar y validar alcances de trabajo, requerimientos técnicos, cronogramas, cotizaciones, presupuestos, responsabilidades y criterios de aceptación antes del inicio de los proyectos.Coordinar la ejecución de trabajos con proveedores, contratistas, arrendadores, IT, Seguridad e higiene y Salud Ocupacional y demás áreas involucradas, minimizando afectaciones a la operación.Asegurar que los trabajos realizados dentro de instalaciones ocupadas cuenten con controles adecuados para riesgos derivados de electricidad, polvo, ruido, trabajos en altura, herramientas, sustancias químicas, bloqueo de áreas y demás peligros aplicables.Verificar y documentar la recepción y puesta en servicio de instalaciones intervenidas mediante pruebas funcionales y cierre de pendientes antes de aceptar los trabajos.Asegurar la entrega y resguardo de planos actualizados/as-built, manuales, fichas técnicas, garantías, pruebas, reportes y documentación de cierre cuando aplique.Gestionar la distribución y optimización de espacios de trabajo considerando capacidad, funcionalidad, ergonomía, seguridad y necesidades de crecimiento de la organización.5. Gestión Interdepartamental, Financiera y DocumentalAdministrar el presupuesto operativo y de inversión asignado a Facilities, realizando forecast, control de desviaciones, análisis de costos, cotizaciones, validación de facturas y seguimiento del gasto.Coordinar con Recursos Humanos las necesidades de capacidad, incorporación de colaboradores, experiencia workplace y logística de eventos que requieran intervención de Facilities.Preparar reportes ejecutivos sobre desempeño de Facilities, condiciones de infraestructura, riesgos, proyectos, presupuesto, KPIs, proveedores, backlog y necesidades de inversión.Identificar oportunidades de optimización de costos y desarrollar business cases para mantenimientos, reemplazos de activos, mejoras de infraestructura y proyectos CAPEX/OPEX.Mantener expedientes completos, actualizados, ordenados y trazables de instalaciones, activos, mantenimientos, proveedores, contratistas, proyectos y servicios bajo responsabilidad de Facilities.Desarrollar y mantener planes operativos de contingencia y protocolos de escalamiento ante fallas críticas de infraestructura o servicios esenciales, coordinando la atención y recuperación de la operación con las áreas correspondientes.6. Gestión de Proveedores y ContratistasSeleccionar, evaluar y gestionar proveedores y contratistas de Facilities, definiendo alcances, entregables, KPIs, SLAs, responsabilidades y criterios de aceptación claros.Coordinar cotizaciones, comparativos técnicos y económicos, licitaciones, contratación, ejecución, evaluación y cierre de los servicios contratados.Supervisar el desempeño de proveedores considerando calidad, costo, tiempo, SLAs, cumplimiento documental, desempeño EHS y recurrencia de fallas o retrabajos.Asegurar que cada servicio o mantenimiento relevante cuente con evidencia suficiente de su ejecución, incluyendo reportes de servicio, identificación del personal ejecutante, actividades realizadas, equipos intervenidos, hallazgos, resultados, evidencia fotográfica, recomendaciones y pruebas cuando corresponda.Actuar como punto de contacto operativo con los arrendadores y administraciones de los inmuebles para gestionar fallas, mantenimientos, reparaciones, riesgos y trabajos cuya responsabilidad corresponda al propietario.Supervisar los procesos de licitación, negociación con proveedores y generación de órdenes de compra para los requerimientos del área de Facilities, en colaboración con el área de Compras, garantizando la calidad de los servicios y suministros.Educación:Escolaridad: Licenciatura en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, Arquitectura, Gestión de Operaciones o carrera afín.Certificaciones deseables:Certificaciones o formación en Facilities Management, mantenimiento, gestión de proyectos, EHS, Protección Civil o sistemas de gestión.Certificaciones como IFMA FMP/CFM, Project Management, ISO 45001 o equivalentes serán valoradas favorablemente, sin ser indispensables.Experiencia Laboral:Mínimo 5 a 7 años de experiencia en roles de Office Management, Facilities Management, Mantenimiento Corporativo o Coordinación Operativa.Experiencia gestionando instalaciones corporativas de alta ocupación y/o múltiples edificios, pisos o sitios.Experiencia en la coordinación e implementación de entornos de trabajo centrados en las personas y servicios generales de atención, asegurando estándares altos de bienestar y satisfacción del usuario final.Experiencia liderando equipos operativos.Experiencia coordinando obras y trabajos técnicos dentro de instalaciones ocupadas y con operación activa.Experiencia participando y dando respuesta a auditorías, inspecciones regulatorias, evaluaciones de riesgo y planes de acción relacionados con Facilities.Conocimientos Técnicos:Manejo y control de presupuestos y análisis de cotizaciones.Mantenimiento integral de inmuebles corporativos o industriales.Conocimiento de la normatividad local aplicable a la seguridad e higiene y protección civil.Manejo de herramientas digitales de gestión de tickets/facilities, órdenes de compra e inventarios.