Japanese-speaking Project Coordinator / Assistant

Dự án Testing Center of Excellence (TCoE) – JapanPhạm vi công việc1. Giao tiếp và điều phối với khách hàng NhậtPhiên dịch các buổi họp với khách hàng (Nhật ⇔ Việt, khi cần Nhật ⇔ Anh), bao gồm họp định kỳ, họp đánh giá tiến độ, mức độ sẵn sàng phát hành và xử lý vấn đề phát sinh.Hỗ trợ Local Manager tại các buổi QBR và họp cấp quản lý với khách hàng.Trong giai đoạn đầu, phối hợp cùng Local Manager để nắm bắt quy trình dự án, yêu cầu và cách thức làm việc với khách hàng.Từng bước chủ động điều phối các buổi họp định kỳ và trao đổi trực tiếp với khách hàng Nhật, dưới sự định hướng của Local Manager; chuyển tiếp các vấn đề quan trọng hoặc cần quyết định lên Local Manager.2. Biên dịch và hỗ trợ truyền đạt thông tin dự ánDịch báo cáo kết quả kiểm thử, báo cáo rủi ro, chỉ số chất lượng và các tài liệu liên quan đến UAT.Dịch slide trình bày, tài liệu QBR và các khuyến nghị Go / No-Go.Dịch và hỗ trợ soạn thảo email, tin nhắn, báo cáo cập nhật tiến độ và các tài liệu trao đổi với khách hàng.Đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác, rõ ràng và nhất quán giữa khách hàng Nhật, Local Manager và đội ngũ dự án.3. Điều phối dự án và theo dõi sau họpChuẩn bị agenda, ghi biên bản họp song ngữ (Nhật – Việt hoặc Nhật – Anh).Tổng hợp quyết định, action items, người phụ trách và thời hạn hoàn thành.Chủ động theo dõi tiến độ, nhắc việc và phối hợp với các bên liên quan để đảm bảo các đầu việc được xử lý đúng hạn.Hỗ trợ cập nhật tình trạng dự án, tổng hợp các vấn đề phát sinh và báo cáo kịp thời cho Local Manager.Phối hợp điều phối thông tin giữa nhiều dự án UAT khi cần thiết.4. Hỗ trợ Local Manager và phát triển kiến thức chuyên mônHỗ trợ sắp xếp lịch họp, chuẩn bị tài liệu và phối hợp các hoạt động vận hành dự án.Xây dựng và duy trì bảng thuật ngữ chuyên ngành (glossary) thống nhất cho dự án.Chủ động tìm hiểu quy trình UAT, quản lý lỗi (defect management), kiểm thử phần mềm và quy trình triển khai dự án.Từng bước nâng cao khả năng điều phối dự án và làm việc độc lập với khách hàng Nhật trong các hoạt động vận hành thường ngày.Yêu cầu bắt buộcTiếng Nhật từ JLPT N1; giao tiếp nói và viết thành thạo trong môi trường doanh nghiệp Nhật.Tiếng Anh giao tiếp và đọc hiểu tài liệu tốt, có khả năng phối hợp với Local Manager và đội ngũ dự án.Có kinh nghiệm phiên dịch, điều phối dự án hoặc làm việc trực tiếp với khách hàng Nhật.Kỹ năng giao tiếp, tổ chức công việc, ghi chép và theo dõi đầu việc tốt.Chủ động, có tinh thần trách nhiệm và khả năng học hỏi nhanh các quy trình, thuật ngữ kỹ thuật mới.Cẩn thận, bảo mật thông tin và có khả năng làm việc đồng thời với nhiều đầu việc.Có thể làm việc full-time theo yêu cầu của dự án.Yêu cầu ưu tiênTừng làm IT Comtor, Project Coordinator, Project Assistant, PMO hoặc BrSE.Có kinh nghiệm trong lĩnh vực IT, QA/testing, UAT hoặc Agile.Có kinh nghiệm điều phối họp, làm việc trực tiếp với khách hàng Nhật hoặc hỗ trợ các buổi họp cấp quản lý.Có khả năng sử dụng các công cụ quản lý dự án như Jira, Confluence hoặc tương đương.Định hướng phát triểnTrong giai đoạn đầu, vị trí sẽ làm việc chặt chẽ cùng Local Manager để hỗ trợ giao tiếp, phiên dịch và điều phối dự án.Khi đã nắm vững quy trình và yêu cầu công việc, nhân sự được định hướng chủ động phụ trách các hoạt động giao tiếp, họp định kỳ và điều phối thường ngày với khách hàng Nhật, trong khi Local Manager tiếp tục chịu trách nhiệm về quản trị dự án, chất lượng, rủi ro và các quyết định quan trọng.