Mitarbeiter:in Geschäftsführungsbüro (m/w/d)

Für unsere Geschäftsführung suchen wir eine/n: Mitarbeiter:in Geschäftsführungsbüro (m/w/d) Beginn: ab sofortBefristung: zunächst für die Dauer von 2 JahrenArbeitszeit: 40 Std./ W.„Die Welt für Berlin begeistern.“ Mit dieser Mission betreibt die Berlin Tourismus & Kongress GmbH Destinationsmanagement sowie Tourismus- und Kongressmarketing für Berlin. Das Unternehmen, das unter der Marke visitBerlin agiert, ist Partner, Akteur, Ideengeber, Netzwerker und Herausgeber des offiziellen Touristentickets, der Berlin WelcomeCard. Heute sind mehr als 200 Mitarbeiter:innen in der Hauptstadt und auf allen Kontinenten aktiv, um Berlin als Tourismus- und Kongressmetropole zu positionieren. Als Reiseunternehmen bietet visitBerlin zudem Hotelübernachtungen und Tickets an. Auf Berlins offiziellem Reiseportal visitBerlin.de finden Besucher:innen alles Wissenswerte rund um ihre Reise in die deutsche Hauptstadt.Deine AufgabenEigenständige organisatorische Vor- und Nachbereitung interner und externer Termine einschließlich der proaktiven Beschaffung, Aufbereitung und Bereitstellung relevanter Informationen, Daten und KennzahlenUnterstützung der Geschäftsführung bei operativen Anfragen und Aufgaben im TagesgeschäftBearbeitung und Koordination eingehender Korrespondenz wie der E-Mail-Postfächer sowie Vorbereitung und Versand von E-Mails im Namen beider Geschäftsführer:innen unter Wahrung von Vertraulichkeit und Priorisierung. Verwaltung und Koordination der Kalender beider Geschäftsführungen einschließlich der Koordination und Abstimmung interner und externer Termine sowie der Sicherstellung einer effizienten Zeitplanung. Unterstützung bei Budgetplanung, Budgetüberwachung sowie Kostenstellencontrolling im Bereich der GeschäftsführungBearbeitung und Koordination von Kreditkarten-, Spesen- und Reisekostenabrechnungen der Geschäftsführung einschließlich Prüfung, Zuordnung und fristgerechter Abwicklung.Organisation des Büros der Geschäftsführung, einschließlich der Bearbeitung von Posteingängen, der Vorbereitung und Freigabe von Dokumenten durch die Geschäftsführungen sowie des Gästemanagements. Das bringst Du mitAbgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Erfahrung im Assistenz- oder Office-ManagementErste oder mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Umfeld der GeschäftsführungAusgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, eigenständige und proaktive ArbeitsweiseSicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel; Erfahrung im Umgang mit digitalen Kommunikations- und Organisationstools von VorteilGutes kaufmännisches Verständnis und idealerweise erste Erfahrungen im Umgang mit Budgets, Kostenstellen sowie Reise- und SpesenabrechnungenKommunikationsstärke und ein professionelles, souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen AnsprechpartnerHohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Sorgfalt im Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Daten Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und SchriftWir begeistern Dich miteiner interessanten und vielfältigen Beschäftigung in unserem Team mit angenehmem Arbeitsklima sowie einem hohen Maß an Eigenverantwortung und Entfaltungsmöglichkeiteneiner attraktiven Vergütung gemäß der betrieblichen Vergütungsordnung, angelehnt an eine Entgeltgruppe 8 (gem. TV-L)Homeoffice gemäß BetriebsvereinbarungFlexible Arbeitszeiten im Rahmen einer Gleitzeitregelung13. Gehalt, betriebliche Altersvorsorge, BVG-Jobticket, Jobrad-LeasingWeiteren Vergünstigungen eines Unternehmens der Reiseindustrie, wie kostenlose Museumsbesuche, vergünstigte Veranstaltungstickets und Bahntickets etc.Wir sind ein nachhaltiger Arbeitgeber mit eigener Sustainability-Strategie und dem Ziel, den Berlin-Tourismus nachhaltig und zukunftsfähig weiterzuentwickelnWir möchten die Vielfalt Berlins auch in unserem Team abbilden. Wir freuen uns daher über jede Bewerbung unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.Haben wir Dein Interesse geweckt?Wir freuen uns sehr auf Deine Bewerbung!