Office Manager / PA (Consultant)

Over Sony Music Publishing Sony Music Publishing (SMP), opgericht in 1995, is de nummer 1 muziek publisher in de wereld. SMP vertegenwoordigt de songs van iconische artiesten zoals The Beatles, Queen, Motown, Carole King, Stevie Wonder, Michael Jackson en The Rolling Stones, en songwriters zoals Ed Sheeran, Beyoncé, Lady Gaga, Olivia Rodrigo, Pharrell Williams en Rihanna. Lokaal werkt Sony Music Publishing Benelux met onder andere Froukje, S10, DYSTINCT, Son Mieux, Big2, Danny Vera, $hirak en Sevdaliza.Over de afdelingSony Music Publishing Benelux is gevestigd in de iconische A’DAM Toren, het bruisende hart van Amsterdam’s creatieve en muzikale scene. Vanuit deze inspirerende omgeving werken we met een hecht en betrokken team aan de carrières van onze songwriters en aan de verdere groei van Sony Music Publishing in de Benelux.Als Office Manager / PA maak je deel uit van het het General Department. Dit team is verantwoordelijk voor uiteenlopende activiteiten die de gehele organisatie ondersteunen en afdelingsoverstijgend van aard zijn. De afdeling werkt nauw samen met alle teams binnen SMP Benelux, waaronder A&R, Administration, Synch, Finance en Legal & Business Affairs, en fungeert als verbindende schakel binnen de organisatie.Over de functieAls Office Manager / PA heb je een centrale rol binnen het kantoor. Je werkt nauw samen met de Managing Director en ondersteunt daarnaast het bredere team bij operationele, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Daarmee draag je bij aan een professionele, gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving waarin onze medewerkers, songwriters, klanten en internationale collega’s zich welkom voelen.Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor de receptiewerkzaamheden op kantoor. Je bent het centrale aanspreekpunt en zorgt voor een gastvrije en prettige omgeving voor medewerkers, klanten en bezoekers. Je beantwoordt telefoontjes, ontvangt en sorteert de post en verwelkomt de gasten. Daarnaast onderhoud je contact met leveranciers.Ook ben je verantwoordelijk voor het organiseren van nationale en internationale zakenreizen voor medewerkers van SMP Benelux en hou je je bezig met de organisatie van interne en externe evenementen.Het is een hands-on functie binnen een dynamische werkomgeving. We zoeken iemand die zeer gemotiveerd is, over sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden beschikt en affiniteit heeft met muziek. Je moet in staat zijn om meerdere projecten tegelijkertijd te beheren.Wat ga je doen?Je bent het eerste aanspreekpunt op kantoor: je ontvangt bezoekers, beantwoordt telefoontjes en verwerkt binnenkomende post en pakketten.Je zorgt voor een professionele, nette en gastvrije kantooromgeving en beheert de kantoor- en keukenbenodigdheden, voorraad en faciliteiten.Je onderhoudt contacten met leveranciers en externe partijen en zorgt ervoor dat afspraken en dagelijkse kantoorvoorzieningen goed verlopen.Je organiseert nationale en internationale zakenreizen, waaronder het boeken van vluchten, treinreizen en hotels.Je organiseert en coördineert interne en externe evenementen en zorgt dat deze soepel verlopen en een positieve ervaring bieden aan alle aanwezigen.Je beheert de algemene mailbox (SMP Inbox) en handelt sample clearance-verzoeken af.Je werkt samen met het internationale IT-team bij technische en verbindingsproblemen en ondersteunt bij het installeren van nieuwe apparatuur en het aanmaken van gebruikersaccounts.Je biedt administratieve ondersteuning aan de Managing Director, waaronder agendabeheer, declaraties en ondersteuning bij interne initiatieven en projecten, zoals MILES en DE&I.Je draagt bij aan een prettige samenwerking binnen het kantoor en fungeert als verbindende schakel tussen medewerkers, klanten, songwriters en verschillende teams.Over jou:Je hebt ervaring in een vergelijkbare Office Manager-, PA- of ondersteunende functie.Je hebt oog voor detail en werkt nauwkeurig en gestructureerd.Je bent proactief, zelfstandig en gemotiveerdJe hebt sterke organisatorische vaardigheden, kunt goed prioriteiten stellen en bent in staat meerdere werkzaamheden en projecten tegelijkertijd te beheren.Je kunt gemakkelijk schakelen tussen uiteenlopende onderwerpen en ad-hocverzoeken en behoudt daarbij het overzicht.Je bent vloeiend in Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk, en beschikt over sterke communicatieve vaardigheden.Je hebt affiniteit met facility management en bent praktisch en oplossingsgericht ingesteld.Je bent digitaal vaardig en hebt goede kennis van Microsoft Office en andere gangbare softwareapplicaties.Je bent gastvrij, servicegericht en representatief en zorgt ervoor dat medewerkers, songwriters, klanten en bezoekers zich welkom voelen.Je bent een echte teamspeler en werkt gemakkelijk samen met verschillende afdelingen en disciplines binnen de organisatie.Je bent goed in het opbouwen en onderhouden van interne en externe relaties en draagt bij aan een gevoel van verbondenheid tussen verschillende teams.Je bent discreet en zorgvuldig in de omgang met vertrouwelijke en gevoelige informatie.Je hebt een flexibele, effectieve en enthousiaste houding en voelt je prettig in een dynamische werkomgeving waarin prioriteiten kunnen veranderen.Je hebt affiniteit met en passie voor muziek en vindt het leuk om binnen een creatieve en internationale organisatie te werken.Je onderschrijft het doel en de waarden van Sony Music Publishing en draagt bij aan een inclusieve en positieve werkomgeving.Je bent in ieder geval beschikbaar op dinsdag en donderdag voor werkzaamheden vanuit ons kantoor in Amsterdam; de invulling van de overige uren stemmen we in overleg af.Wat bieden wij jou?Een zelfstandige en veelzijdige consultancy rol binnen ’s werelds grootste music publisher.Een dynamische en creatieve werkomgeving waarin muziek en creativiteit centraal staan.Een centrale rol binnen een hecht, betrokken en internationaal georiënteerd team.Veel afwisseling in werkzaamheden, waarbij je betrokken bent bij verschillende onderdelen van de organisatie en samenwerkt met zowel lokale als internationale collega’s.Een inclusieve en collaboratieve werkomgeving met een informele en professionele werksfeerEen consultancy rol met een inzet van 18,75 uur per week (50%). De verdeling van de uren over de week is in overleg flexibel in te richten, waarbij dinsdag en donderdag vaste kantoordagen zijn.In overleg kan worden bekeken welke contractvorm het beste aansluit bij de samenwerking, waarbij een eventuele alternatieve contractvorm onder voorbehoud is van goedkeuring door de directie.De werkzaamheden vinden voornamelijk plaats vanuit ons kantoor in de A’DAM Toren in AmsterdamStartdatum: bij voorkeur zo spoedig mogelijk.