Ofis Koordinatörü

SIMAJ Patent Danışmanlık Limited Şirketi, 1994 tarihinde kurulmuş olup, kurulduğu günden bu yana FİKRİ HAKLARIN KORUNMASI alanında hizmet vermektedir. SIMAJ, 30 yılı aşkın bir süredir sektörü yakından takip eden ve Türkiye’de fikri ve sınai mülkiyet alanının hem yurtiçi hem de yurtdışı gelişimine büyük katkı sağlayan bir kadro ile büyüyerek hizmetlerine devam etmektedir. Şirketimiz bünyesinde Ofis Koordinatörü olarak görev alacak, aşağıdaki niteliklere sahip takım arkadaşı arıyoruz.Adaydan Beklenen Kriterler:Üniversite mezunu,İyi seviyede İngilizce bilgisine sahip (yazılı dokümanları anlayıp işleyebilecek),MS Office programlarını (özellikle Excel, Outlook) etkin kullanabilen,Dikkatli, detay odaklı ve hata kontrolü yüksek,İş takibi, zaman yönetimi ve planlama becerileri gelişmiş,Takım çalışmasına yatkın, sorumluluk sahibi ve disiplinli,Yoğun iş temposuna ve çoklu görev yönetimine uyum sağlayabilen,Görev ve Sorumluluklar:Ofis yönetimi ve karşılamaGenel ofis telefonlarını karşılamak, ilgili kişiye yönlendirmek, sistem üzerinde not kaydını almak,Ofis girişini kontrol etmek, gelen ziyaretçileri karşılamak,Gelen postaları teslim almak, tarama işlemlerini yapmak ve ilgili kişi/departmana ulaştırmak,Gelen/giden kargoları takip etmek, teslim almak/göndermek,Günlük ofis işleyişini takip etmek, aksaklıkları tespit edip çözmek.Resmî kurum ve online sistem koordinasyonuTürk Patent ve Marka Kurumu ve diğer ilgili kurumların online sistemlerinde, yetki dahilindeki işlemleri gerçekleştirmek,Yapılan işlemlere ilişkin dekont, başvuru, bildirim ve kayıtları dosyalamak,Resmî kurum bildirimlerinin ilgili dosya sorumlularına zamanında iletilmesini sağlamak,Kurum sistemlerinde yaşanan teknik/idari sorunların çözümünü takip etmek.Dosya açılış ve kapanış süreçleriYeni iş/dosya açılışlarının ilgili sistemde yapılmasını sağlamak,Dosya bilgilerinin eksiksiz ve doğru girilmesini kontrol etmek,Dosya açılışı için gerekli müşteri, vekâlet, başvuru ve diğer belgelerin tamamlanmasını takip etmek,Kapanan dosyaların arşivleme ve kapatma işlemlerini takip etmek.Ticket ve İç Talep YönetimiOfis çalışanları tarafından ticket sistemi üzerinden oluşturulan talepleri düzenli olarak takip etmek,Yeni açılan ticketları ilgili departman, kişi veya hizmet sağlayıcıya yönlendirmek,Ticketların öncelik ve önem durumuna göre takip edilmesini sağlamak,Açık ticketların çözüm sürelerini ve durumlarını takip etmek,Süresi aşan veya geciken ticketlar için ilgili kişi veya birimlere hatırlatma yapmak,Çözüm bekleyen ticketların durumunu ilgili çalışanlarla koordine etmek,Sonuçlanan taleplerin sistem üzerinde uygun şekilde kapatılmasını sağlamak,Sık tekrarlanan talepleri ve sorunları analiz ederek süreç iyileştirme önerileri geliştirmek,Ticket sistemindeki kayıtların doğru, güncel ve eksiksiz tutulmasını takip etmek.Müşteri iletişimi ve bilgi akışıMüşterilerden gelen genel idari talepleri almak ve ilgili departmana yönlendirmek,Dosya sorumlularından gelen müşteri bildirimlerinin gönderim sürecini takip etmek,Müşteri iletişim bilgilerinin ve iletişim kayıtlarının güncel tutulmasını sağlamak,Müşteri taleplerinin ilgili departmana zamanında aktarılmasını sağlamak.İş ve Aksiyon Takibi Kendisine veya koordinasyonuna verilen iş ve aksiyonların zamanında tamamlanmasını takip etmek,Süresi yaklaşan veya geciken işleri ilgili kişilere hatırlatmak,Dosya ve operasyon süreçlerinde ihtiyaç duyulan idari desteği sağlamak,Gecikme, hata ve aksaklıkları ilgili departman yöneticisine ve gerektiğinde yönetime bildirmek,Açık işlerin durumunu düzenli olarak kontrol etmek ve gerekli aksiyonların alınmasını sağlamak.Sistem ve Veri YönetimiDosya, müşteri ve iletişim bilgilerinin sistem üzerinde güncel tutulmasını sağlamak,Sisteme girilen idari verilerin doğruluğunu kontrol etmek,Eksik veya tutarsız kayıtları tespit ederek ilgili kişilere bildirmek,Departmanlar arasında kullanılan sistem kayıtlarının uyumunu takip etmek,Sistem geliştirme ihtiyaçlarını yönetime/IT'ye iletmek.Arşiv ve gizlilikFiziksel ve elektronik dosyaların düzenli arşivlenmesini sağlamak,Arşiv erişimlerinin yetki kurallarına uygun yürütülmesini takip etmek,Gizli müşteri bilgilerinin korunmasına yönelik ofis prosedürlerine uyulmasını sağlamak,Dosya ve evrakların yetkisiz kişilerle paylaşılmasını önlemeye yönelik idari kontrolleri yapmak.Kalite ve süreç geliştirmeOfis süreçlerinde tekrar eden hata ve aksaklıkları tespit etmek,Süreçlerin iyileştirilmesine yönelik öneriler geliştirmek, gelen önerileri yönetime iletmek,Prosedür ve iş akışlarının güncel tutulmasına destek olmak,Departmanlardan gelen süreç iyileştirme önerilerini toplamak ve yönetime sunmak,Uygulanan yeni süreçlerin takibini yapmak.Yönetim koordinasyonu Yönetimin aldığı kararların ilgili kişilere iletilmesini ve uygulanmasını takip etmek.Docketing ile koordinasyonDocketing tarafından takip edilen süre ve işlerin ilgili departmanlara zamanında iletilmesini desteklemek,Kritik süreler konusunda ilgili sorumlulara hatırlatma/koordinasyon yapmak,Sistem kayıtları ile fiziksel/elektronik dosyaların uyumunu desteklemek,Eksik veya hatalı kayıtların ilgili kişilere bildirilmesini sağlamak.Departman koordinasyonuMarka, Patent, Hukuk, Mali İşler, Docketing vb. bölümler arasındaki iş akışını koordine etmek.Personel koordinasyonuİzin, toplantı, çalışma düzeni ve günlük personel ihtiyaçlarını takip etmek.Toplantı ve Organizasyon YönetimiYönetim ve departman toplantılarını organize etmek,Toplantı gündemi ve gerekli hazırlıkların koordinasyonunu sağlamak,Toplantılarda alınan karar ve aksiyonların kayıt altına alınmasını ve takibini yapmak,Müşteri ve ziyaretçi toplantılarının organizasyonunu sağlamak,Gerektiğinde şirket içi etkinlik, eğitim ve organizasyonların idari koordinasyonunu yürütmek.Müşteri ve İletişim KoordinasyonuGerektiğinde ziyaretçi, toplantı ve müşteri ağırlama süreçlerini organize etmek,Şirket için katılım sağlanacak organizasyon konusunda katılımcı kişi süreç ve satınalma süreçlerinde destek sağlanması.Kurum içi iletişimDuyuruları çalışanlara iletmek ve çalışanlardan gelen idari konuları yönetime aktarmak.RaporlamaYönetim tarafından talep edilen haftalık ve aylık operasyon raporlarını hazırlamak,Açık işler, geciken işlemler, idari sorunlar ve tamamlanan aksiyonlar hakkında düzenli raporlama yapmak,Ofis giderleri, satın alma, tedarikçi ve diğer idari süreçlere ilişkin gerekli raporları hazırlamak,Süreçlerde tespit edilen sorunları ve çözüm önerilerini yönetime sunmak.Eğitim ve yeni personel adaptasyonuYeni çalışanların ofis işleyişi hakkında bilgilendirilmesini koordine etmek,Ofis prosedürleri, iletişim kuralları ve idari süreçler hakkında gerekli bilgilendirmeleri yapmak,Yeni personelin ekipman, sistem ve ofis ihtiyaçlarının tamamlanmasını takip etmek.Tedarikçi Yönetimi Kırtasiye, teknik servis, temizlik, IT, bakım, kargo ve diğer ofis hizmetlerine ilişkin tedarikçilerle iletişimi yürütmek,Tedarikçi hizmetlerinin zamanında ve uygun şekilde gerçekleşmesini takip etmek,Tedarikçi kaynaklı sorunları tespit etmek ve çözüm sürecini takip etmek,Gerektiğinde alternatif tedarikçi araştırmaları yapmak.Satın Alma ve Ofis İhtiyaçlarıOfisin ihtiyaçlarını belirlemek ve satın alma taleplerini oluşturmak,Gerektiğinde tedarikçilerden teklif almak ve teklifleri karşılaştırmak,Satın alma ve teslimat süreçlerini takip etmek,Kırtasiye, sarf malzemeleri, ofis ekipmanları ve diğer ihtiyaçların stok durumunu takip etmek,Ofis giderlerinin kontrol altında tutulmasına destek olmak.Etkinlik, Seyahat ve Organizasyon KoordinasyonuŞirketin katılım sağlayacağı kongre, konferans, seminer, fuar, toplantı ve benzeri mesleki etkinliklerin organizasyonunu yürütmek,Etkinlik tarih, yer, katılım koşulları ve kayıt süreçlerini takip etmek,Yönetim ve çalışanların etkinlik katılımlarına ilişkin kayıt ve başvuru işlemlerini gerçekleştirmek,Etkinlik katılımları için gerekli bilet, ulaşım ve konaklama organizasyonlarını yapmak,Uçak, tren, otobüs ve benzeri ulaşım rezervasyonlarını gerçekleştirmek ve takip etmek,Otel araştırması yapmak, uygun seçenekleri sunmak ve onay doğrultusunda rezervasyonları gerçekleştirmek,Etkinlik katılım ücretleri, ulaşım ve konaklama giderlerine ilişkin teklif, ödeme ve fatura süreçlerini ilgili birimlerle koordineli şekilde yürütmek,Etkinlik sonrasında gerekli belge, fatura ve kayıtların ilgili birimlere iletilmesini sağlamak,Şirket tarafından düzenlenen toplantı, etkinlik, eğitim ve organizasyonların planlama ve operasyon süreçlerini yürütmek.Kurumsal Kimlik Grafik Tasarım ve Basılı İşler  Şirketin ihtiyaç duyduğu kartvizit, antetli kâğıt, zarf, dosya, broşür, katalog, sunum, davetiye, tabela ve benzeri kurumsal basılı materyallerin hazırlanma süreçlerini koordine etmek,Grafik tasarım ihtiyaçlarını ilgili yönetici veya departmanlardan almak ve gerekli tasarım brieflerini oluşturmak,Şirketin kurumsal kimlik standartlarına uygun tasarımların hazırlanmasını sağlamak ve onay süreçlerini takip etmek,Gerektiğinde grafik tasarım hizmeti veren kişi veya firmalarla iletişimi yürütmek. Mali/idari işler Fatura, ödeme, sözleşme ve benzeri idari süreçleri ilgili birimlerle koordineli şekilde takip etmek,Ofis giderleri ve idari harcamalara ilişkin kayıtların düzenli tutulmasını sağlamak,Gerekli bilgi ve belgeleri Mali İşler birimine zamanında iletmek,İdari sözleşmelerin ve hizmet anlaşmalarının takip edilmesini sağlamak.IT koordinasyonu Bilgisayar, yazılım, internet, e-posta, kullanıcı hesabı ve benzeri IT taleplerini ilgili IT birimine veya tedarikçiye iletmek, IT sorunlarının çözüm sürecini takip etmek,Yeni çalışanların bilgisayar, kullanıcı hesabı, e-posta ve diğer IT ihtiyaçlarının zamanında karşılanmasını koordine etmek,Ofis sistemlerinin sürekliliğini etkileyebilecek teknik sorunları yönetime bildirmek.Acil Durum ve Bina OperasyonlarıTeknik arıza, bina problemi, güvenlik, elektrik/su vb. durumlarda ilgili kişilerle hızlı koordinasyon