Operations & Process Manager

📍 Barcelona | Presencial⏰ Full time | Lunes a viernes, de 9:00 a 18:00💰 25.000 – 35.000 € brutos/año, según perfil y experienciaSobre TikiTaka:En TikiTaka organizamos ligas y competiciones de fútbol amateur en Barcelona y su área metropolitana. Pero nuestro trabajo va mucho más allá de organizar partidos. Detrás de cada competición hay cientos de equipos y jugadores, instalaciones deportivas, árbitros, managers, proveedores, equipaciones, inscripciones, facturación, atención al cliente y multitud de procesos que tienen que funcionar de manera coordinada.Estamos creciendo y queremos dar un paso más en la profesionalización de nuestra estructura. Por eso buscamos incorporar un/a Operations & Process Manager cuya misión será ayudarnos a ordenar, mejorar, automatizar y hacer escalables nuestros procesos internos.Importante: no buscamos simplemente a alguien a quien le guste el fútbol.Buscamos una persona con pensamiento crítico, capacidad de organización, mentalidad tecnológica y obsesión por mejorar procesos.Alguien que constantemente se pregunte:¿Cómo podemos hacer esto mejor, más rápido, con menos errores y de una manera más escalable?¿Cuál será tu misión?Tiki Taka tiene un calendario anual muy marcado:

• Primera liga regular: septiembre – febrero.
• Segunda liga regular: febrero – junio.
• Copa de verano: julio.Muchas de nuestras tareas se repiten cada temporada y, por tanto, pueden anticiparse, sistematizarse y automatizarse.Queremos evolucionar de:“Tenemos que hacer esto ahora”a:“Sabemos que esto ocurre cada temporada, existe un proceso definido, tiene un responsable, una fecha de ejecución y, siempre que sea posible, está automatizado.”Tu trabajo será ayudarnos a conseguirlo.Principales responsabilidades:1. Estructurar el proceso comercial de las ligasDiseñar y gestionar un calendario comercial anual:
• Apertura y cierre de inscripciones.
• Segmentación de bases de datos.
• Comunicaciones a antiguos equipos y jugadores.
• Campañas de email y otros canales.
• Seguimiento de interesados.
• Recuperación de antiguos clientes.
• Recordatorios y follow-ups.
• Medición de conversión.Queremos aprovechar mucho mejor nuestra base histórica y preparar las campañas con suficiente antelación, evitando improvisaciones.2. Optimizar el proceso de inscripciónRevisar de principio a fin el proceso que sigue un equipo desde que solicita información hasta que queda definitivamente inscrito. Trabajar sobre formularios, datos, horarios, pagos, documentación, contratos, facturación y confirmaciones.El objetivo es conseguir un proceso rápido, sencillo, controlable y con el mínimo trabajo manual posible.3. Automatización y mejora continuaEsta será una de las responsabilidades más importantes del puesto. Esperamos que analices constantemente cómo trabajamos para identificar:
• Tareas repetitivas.
• Procesos manuales innecesarios.
• Duplicidades.
• Errores recurrentes.
• Información descentralizada.
• Comunicaciones automatizables.
• Procesos excesivamente dependientes de una persona.Y, sobre todo, que propongas e implementes soluciones. No buscamos necesariamente un programador, pero sí alguien con mentalidad tecnológica y conocimientos elevados de IA y automatización.4. Gestión y optimización de instalaciones deportivasEstructurar la relación con las instalaciones donde se desarrollan nuestras competiciones:
• Control de espacios y horarios contratados.
• Análisis de ocupación.
• Detección de franjas infrautilizadas.
• Control de costes.
• Coordinación de incidencias.
• Revisión de condiciones.
• Planificación de necesidades futuras.También queremos mejorar la rentabilidad de los espacios contratados, estudiando cómo aprovechar o comercializar a terceros aquellas franjas que TikiTaka no utiliza.5. Administración, contabilidad y finanzasTrabajar coordinadamente con Dirección, CFO y gestoría:
• Control de ingresos y gastos.
• Seguimiento de cobros y pagos.
• Emisión de facturas a equipos y empresas.
• Datos fiscales.
• Facturas de proveedores.
• Gestión documental.
• Contratos.
• Seguimiento presupuestario.
• Preparación de información financiera.Buscamos control, orden y trazabilidad.6. Gestión de managers y árbitrosProfesionalizar la planificación, disponibilidad, asignación, sustituciones, control de horas, incidencias y evaluación de managers y árbitros.En coordinación con el área de Competición, establecer criterios que permitan evaluar objetivamente el desempeño e identificar qué funciona y qué debe mejorar.7. Manuales, procesos y onboardingDocumentar y mejorar los principales procesos:
• Onboarding de empleados.
• Funciones y responsabilidades.
• Manuales de managers y árbitros.
• Funcionamiento de instalaciones.
• Atención al cliente.
• Gestión de incidencias.
• Inscripciones.
• Gestión de partidos.
• Equipaciones.
• Proveedores.Queremos que el conocimiento esté en el sistema y no únicamente en la cabeza de las personas.8. Notion y gestión del conocimientoNotion es una herramienta central en TikiTaka. Necesitamos una persona capaz de utilizarlo con soltura para gestionar y mejorar:
• Bases de datos.
• Procesos.
• Dashboards.
• Documentación.
• Sistemas de seguimiento.No buscamos simplemente a alguien que haya utilizado Notion. Buscamos alguien capaz de pensar cómo estructurar la operativa de una empresa dentro de Notion.9. Atención al cliente y gestión de incidenciasGestionar incidencias relacionadas con equipos, partidos, horarios, instalaciones, resultados o equipaciones.Pero no queremos únicamente apagar incendios. Después de solucionar un problema esperamos que te preguntes:¿Por qué ha ocurrido y qué proceso tenemos que cambiar para que no vuelva a suceder?10. Confirmación de partidosDiseñar y mejorar un sistema de confirmaciones y recordatorios entre:
• Equipos.
• Árbitros.
• Managers.
• Instalaciones.El objetivo es minimizar errores, ausencias y comunicaciones manuales mediante procesos y automatizaciones.11. Equipaciones, estampación e inventarioEstructurar y controlar:
• Pedidos.
• Inventario.
• Stock por tallas.
• Estampación.
• Entregas.
• Reposiciones.Queremos trabajar con previsión de demanda, stocks mínimos y planificación, anticipándonos a cada nueva temporada.12. Gestión de proveedoresGestionar presupuestos, negociación de precios y cantidades, pedidos, plazos, calidad y alternativas. Siempre buscando mejorar precio, calidad, condiciones y eficiencia.¿Qué perfil buscamos?
• Pensamiento crítico y analítico.
• Gran capacidad de organización.
• Mentalidad orientada a procesos.
• Capacidad de ejecución y autonomía.
• Atención al detalle.
• Capacidad para priorizar.
• Buena comunicación y negociación.
• Buen manejo de Notion.
• Nivel alto de utilización de Inteligencia Artificial aplicada al trabajo.
• Conocimiento de herramientas digitales y automatización.
• Curiosidad y capacidad de aprendizaje.Valoraremos especialmente experiencia en operaciones, project management, consultoría, procesos, administración o compañías de rápido crecimiento.No queremos seleccionar únicamente por un CV:Buscamos una persona que pueda demostrar cómo piensa y cómo trabaja. Durante el proceso de selección pediremos ejemplos reales de proyectos, sistemas o procesos que hayas construido o mejorado.Nos interesará especialmente ver:
• Procesos que hayas optimizado.
• Automatizaciones que hayas creado.
• Sistemas o espacios de Notion que hayas construido.
• Dashboards o bases de datos.
• Utilizaciones reales de IA en tu trabajo o estudios.
• Proyectos profesionales, académicos o personales donde hayas tenido que organizar información o resolver un problema complejo.No nos importa únicamente qué herramientas conoces; queremos entender qué has sido capaz de hacer con ellas.Inteligencia ArtificialPara nosotros la IA no es una curiosidad, es una herramienta de trabajo. Queremos utilizarla para automatizar tareas, analizar información, documentar procesos, estructurar datos, mejorar comunicaciones y aumentar nuestra productividad.Esperamos una persona que cuando descubra una nueva herramienta piense: “¿Cómo puedo aplicar esto en TikiTaka?”Algo importante antes de aplicarTikiTaka trabaja en el mundo del fútbol, pero este puesto no consiste en venir a la oficina a jugar o hablar de fútbol. El fútbol es nuestro producto. Tu trabajo será ayudar a construir la organización y los sistemas que hacen posible que miles de personas disfruten de ese producto cada semana.Buscamos a alguien que cuando vea un proceso manual piense: “Esto se puede automatizar.”Cuando vea un problema repetido: “Aquí falta un protocolo.”Cuando encuentre información desordenada: “Esto debería estar estructurado.”Y cuando vea una tarea que hacemos varias veces cada año: “Esto debería estar planificado desde hace meses.”Condiciones:📍 Barcelona – trabajo presencial⏰ Jornada completa: lunes a viernes, de 9:00 a 18:00💰 25.000 – 35.000 € brutos anuales, según experiencia y perfilBuscamos, en definitiva, una persona que disfrute convirtiendo situaciones complejas o desordenadas en sistemas claros, automatizados y eficientes. Si te reconoces en esta forma de trabajar y puedes demostrarnos que ya has empezado a hacerlo, queremos conocerte.