Responsable de bureau / Office Manager

An English version will followÀ propos du posteTransformer Table est à la recherche d’une personne organisée, sociable et proactive pour occuper le poste de gestionnaire de bureau/réceptionniste. Cette personne sera le visage de notre siège social et le point de contact central pour les opérations quotidiennes du bureau. Ce rôle joue un rôle clé dans le bon fonctionnement, la sécurité et l’accueil chaleureux de nos espaces de travail pour les employés et les visiteurs. La personne idéale est bilingue, s’épanouit dans un environnement dynamique et est fière de maintenir un bureau professionnel, bien approvisionné et fonctionnel sur tous les étages.Principales responsabilitésRéception et accueilAgir comme premier point de contact en accueillant les employés, visiteurs et invités de manière chaleureuse et professionnelleRépondre aux demandes générales, les filtrer et les acheminer aux personnes concernéesGérer l’inscription des visiteurs ainsi que les procédures liées aux badges et aux accès, et veiller au respect des protocoles de sécurité de l’immeuble sur les trois étagesRecevoir, trier et distribuer le courrier, les colis et les livraisonsCoordonner les réservations des salles de réunion et s’assurer que les salles sont aménagées et présentables pour les réunions internes et externesGestion du bureau et des installationsAgir comme principale personne-ressource pour les questions liées aux installations sur les trois étages de l’immeubleSuperviser l’entretien, la propreté et l’organisation des deux espaces cuisine, notamment en veillant à ce qu’ils soient approvisionnés en café, collations et fournitures, et en coordonnant l’entretien et les réparations des appareilsSurveiller et réapprovisionner les fournitures de bureau et des salles de bain (produits en papier, produits d’entretien, papeterie) à tous les étagesCoordonner directement avec les fournisseurs et les entrepreneurs (entretien ménager, maintenance, sécurité, traiteur) afin de régler rapidement les problèmesEffectuer le suivi des budgets, factures et contrats de fournisseurs liés au bureau et aux installationsSoutenir la planification des espaces, l’attribution des postes de travail et la logistique des étages au fur et à mesure de la croissance de l’équipeCoordonner l’aménagement de l’espace de travail des nouvelles recrues (bureaux, badges d’accès, équipement) en collaboration avec les équipes RH et TICoordonner les demandes générales d’entretien et les réparations dans les bureaux, en assurant les suivis auprès des fournisseurs et de la gestion de l’immeuble jusqu’à leur résolutionSanté, sécurité et conformitéSoutenir le respect des exigences en matière de santé et de sécurité sur les trois étages, notamment en veillant à ce que les fournitures de premiers soins soient disponibles et que les procédures d’évacuation d’urgence soient affichées et mises à jourTenir à jour des registres précis concernant les installations, les fournisseurs ainsi que l’inventaire des fournitures de bureau et de cuisineQualifications2 ans ou plus d’expérience en gestion de bureau, en réception ou en soutien administratif; une expérience dans un bureau réparti sur plusieurs étages ou emplacements constitue un atoutBilinguisme en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit, requisExcellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement de travail réparti sur plusieurs étagesMaîtrise de Microsoft Office / Google WorkspaceExcellentes aptitudes interpersonnelles et communicationnelles, avec une attitude professionnelle et accueillanteExpérience en coordination avec des fournisseurs, la gestion d’immeubles et des entrepreneurs en entretien/réparation constitue un atoutÊtre à l’aise avec certaines tâches physiques légères (p. ex. réapprovisionner les fournitures de cuisine et de bureau, déplacer des boîtes légères)Un DEC ou un diplôme en administration des affaires ou en administration de bureau constitue un atoutAvantages et bénéficesSalaire concurrentiel et boni lié à la performance.Assurances santé et mieux-être (soins médicaux, dentaires, soins de la vue et paramédicaux).Dîners gratuits les vendredis et activités d’équipe régulières.Rabais sur les produits Transformer Table.Une culture d’équipe collaborative, dynamique et créative.L’occasion de faire partie de l’une des entreprises de meubles à la croissance la plus rapide au Canada.*******************************************************************************About the RoleTransformer Table is looking for an organized, personable, and proactive Office Manager/Receptionist to serve as the face of our head office and the central point of contact for day-to-day office operations. This role plays a key part in keeping the workspace running smoothly, safely, and welcomingly for employees and visitors. The ideal candidate is bilingual, thrives in a fast-paced environment, and takes pride in maintaining a professional, well-stocked, and functional office across every floor.Key ResponsibilitiesReception & Front DeskServe as the first point of contact, greeting employees, visitors, and guests with a warm, professional demeanorAnswer, screen, and route general inquiriesManage visitor sign-in and badge/access procedures, and maintain building security protocols across all three floorsReceive, sort, and distribute incoming mail, packages, and deliveriesCoordinate meeting room bookings and ensure rooms are set up and presentable for internal and external meetingsOffice & Facilities ManagementAct as the primary point of contact for facilities matters across all three floors of the buildingOversee the upkeep, cleanliness, and organization of both kitchen areas — stocking coffee, snacks, and supplies, and coordinating appliance maintenance and repairsMonitor and replenish office and washroom supplies (paper goods, cleaning supplies, stationery) on every floorCoordinate directly with vendors and contractors (cleaning, maintenance, security, catering) to resolve issues promptlyTrack office and facilities-related budgets, invoices, and vendor contractsSupport space planning, seating assignments, and floor logistics as the team growsCoordinate new-hire workspace setup (desks, access badges, equipment) in partnership with HR and ITCoordinate general maintenance requests and repairs across the office, escalating and following up with vendors/building management until resolvedHealth, Safety & ComplianceSupport health and safety compliance across all three floors, including maintaining first-aid supplies and posting/updating emergency evacuation proceduresMaintain accurate records related to facilities, vendors, and office/kitchen supply inventoryQualifications2+ years of experience in office management, reception, or administrative support; multi-floor or multi-location office experience is an assetBilingual in French and English (spoken and written) requiredStrong organizational skills with the ability to manage multiple priorities across a multi-floor workspaceProficiency with Microsoft Office / Google WorkspaceExcellent interpersonal and communication skills, with a professional and welcoming demeanorExperience coordinating with vendors, building management, and maintenance/repair contractors is an assetComfortable with light physical tasks (e.g., restocking kitchen/office supplies, moving light boxes)DEC or diploma in business/office administration is an assetPerks & BenefitsCompetitive salary and performance-based bonusHealth & wellness benefits (medical, dental, vision, and paramedical coverage)Free Friday lunches and regular team eventsDiscounts on Transformer Table productsA collaborative, fast-paced, and creative team cultureThe chance to be part of one of Canada’s fastest-growing furniture companies

Benefits

Casual dressCompany eventsDental careEmployee assistance programOn-site parkingPaid time offRRSP matchStore discountWork Location: In person