Responsable de la conduite des activités des élèves ingénieurs CentraleSupelec en césure (F/H)

À propos de l’entrepriseCréé le 1er janvier 2015, CentraleSupélec est un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel, regroupant l’Ecole des Arts et Manufacture (Centrale Paris) et l’Ecole supérieure d’électricité (Supélec). CentraleSupélec se compose de 3 campus situés à Gif-sur-Yvette (Essonne), à Metz (Moselle) et à Rennes (Ille-et-Vilaine). Elle est à la tête d’un réseau international avec 3 campus en Chine, en Inde et au Maroc. CentraleSupélec est une référence dans les domaines de la formation des ingénieurs généralistes de haut niveau, de la recherche en Sciences de l’Ingénieur, en Sciences et Technologies de l’Information et de la Communication et en Sciences de l’Entreprise. CentraleSupélec rassemble 4700 étudiants dont 3500 élèves ingénieurs et 30% d’étudiants internationaux, 600 doctorants, 70 post-doctorants, 65 chercheurs, 300 enseignants-chercheurs, 70 enseignants et 482 personnels non enseignants. Ambitionnant de rester moteur au sein de l'université Paris-Saclay, 12ème rang au classement de Shanghai, et reconnue pour l'excellence de ses formations d’ingénieurs, CentraleSupélec poursuit ses démarches de synergie et d'innovation avec les acteurs de la recherche et de l'enseignement supérieur.À propos du posteAu sein de la Direction des Études du cursus ingénieur, rattachée à la Direction de la Formation, et sous la responsabilité du Responsable de la mobilité internationale et du Responsable du Bureau de la Formation en Entreprise (BFE), vous assurez le suivi administratif et pédagogique des activités des élèves-ingénieurs césuriers. A ce titre, vous assurez la conduite des activités des élèves-ingénieurs en césure, gérer leurs demandes de stage sur la plate-forme MonStage, contrôlez et signer les conventions de stage, instruisez les dossiers de projets personnels et les présentez eu directeur des études pour validation, suivez les activités de chaque élève-ingénieur durant l’année au moyen d’un tableau, validez formellement leur mobilité internationale s’ils l’ont effectuée, et produisez toutes les statistiques nécessaires au profit de la direction des Etudes.ResponsabilitésEncadrement, accompagnement et suivi individualisé des césuriers.Orientation des césuriers vers les interlocuteurs de l’école : service juridique, PRI (Pôle relation internationale), Mobilité out, SWD (Student Welcome Desk, gestion administrative des étudiants),Instruction notamment des dossiers des projets personnels et les soumettre à l’acceptation du directeur des études, puis les archiver.Echanges avec les référents-césure et les entreprises des élèves en stage de césure. Missions relatives aux candidatures et à la validation de la césurePréparer la commission de validation des candidatures de césure.Création de documents sur Edunao afin de rassembler toutes les informations légales ou utiles au futur césurier.Organiser les présentations d’informations en amphi au profit des futurs césuriers.S’assurer avant de valider une demande de stage que la convention de césure a bien été signée (y compris ceux en DTY et Shift Year).Suivi dans un tableau sous Excel, des activités des césuriers.Réagir dès qu’une interruption d’activité importante et non prévue est constatée.Production de statistiques liées aux différentes formes de césure, à la mobilité internationale. Missions relatives à la gestion des immersions professionnelles en césureValidation des demandes de stage sur la plateforme MonStage. Les assistantes du BFE, en soutien, envoient les conventions vierges aux césuriers.Signature en dernier des conventions de stage par délégation du directeur de l’Ecole.Transmission de ces conventions signées aux assistantes du BFE, qui archivent les demandes de stage, pour envoi électronique aux destinataires.Suivi des visas/permis de travail des césuriers hors d’Europe.Archivage de ces visas/permis de travail ainsi que des demandes de stage n’attendant plus que ces documents pour être validées.Archivage sur MonStage des demandes de stage pour les immersions professionnelles effectuées sous contrat.Instruction des demandes d’avenant pour les conventions de stage signées. Envoi et suivi effectués par les assistantes du BFE.Transmission de la liste des référents-césure au responsable du BFE pour mise à jour de la base de données MonStage.Missions relatives aux documents et attestations administratives de la césureTransmettre toute attestation nécessaire aux césuriers, notamment celles des étudiants étrangers en renouvellement de titre de séjour.Mettre à jour la liste des césuriers (y compris ceux en DTY et Shift Year).Gestion des avenants de forme de césure.ProfilIssu(e) d’une formation supérieure de type BTS ou BUT (Licence) avec une spécialisation dans la gestion administrative ou en gestion des entreprises.Vous justifiez d’une expérience réussie (3 à 5 ans) dans le domaine de la gestion administrative, pédagogique ou de la scolarité, au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.Profil recherché Bac + 2 minimum.Compétences comportementales requises :Sens de la confidentialitéSens du service publicAisance relationnelleGestion des prioritésCapacité d’analyse