Secretary

ملخص الوظيفةتنظيم وإدارة الأعمال الإدارية والتنظيمية المتعلقة بمجلس إدارة الجمعية ولجانها، وضمان توثيق الاجتماعات والقرارات ومتابعة تنفيذها، بالإضافة إلى تنظيم المراسلات والسجلات الرسمية، بما يضمن كفاءة العمل والالتزام باللوائح والأنظمة المعمول بها في القطاع غير الربحي.المهام الوظيفيةالتنسيق مع رئيس مجلس الإدارة لتحديد مواعيد الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال وتوجيه الدعوات للأعضاء.حضور اجتماعات مجلس الإدارة وإعداد محاضر الاجتماعات وتوثيق المناقشات والقرارات والتوصياتمتابعة اعتماد محاضر الاجتماعات واستكمال التوقيعات والإجراءات النظامية ذات العلاقةإنشاء وتحديث سجل قرارات مجلس الإدارة ومتابعة تنفيذها بالتنسيق مع الإدارة التنفيذية والجهات المعنيةإعداد تقارير دورية توضح مستوى تنفيذ قرارات المجلس والتكليفات الصادرة عنهحفظ وأرشفة محاضر الاجتماعات والقرارات والمراسلات والوثائق الخاصة بمجلس الإدارة، والمحافظة على سريتهاالتنسيق بين رئيس وأعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية، ومتابعة المراسلات والموضوعات المتعلقة بأعمالالمهارات المطلوبة مهارات التنظيم وإدارة الوقت وترتيب الأولوياتمهارات التواصل الفعال والتعامل مع أعضاء مجلس الإدارة والقيادات التنفيذيةالدقه والاهتمام بالتفاصيل في التوثيق وإعداد المحاضرمهارات الصياغة والتحرير اللغوي وإعداد المراسلات الرسميةالمحافظة على السرية والخصوصية والالتزام بأخلاقيات العملمهارات المتابعة وتحمل المسؤولية والالتزام بالمواعيدمهارات التنسيق وإدارة الاجتماعات والعمل مع أصحاب المصلحةإجادة استخدام برامج Microsoft Office، وخاصة Word وExcel وPowerPointإجادة إعداد وتنسيق محاضر الاجتماعات والتقارير والمراسلات الرسميةالقدرة على استخدام أنظمة إدارة الاجتماعات والتصويت الإلكترونيإجادة استخدام أنظمة الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائقالقدرة على إعداد جداول متابعة القرارات والتكليفات باستخدام Excel.الإلمام بمنصات الاجتماعات الافتراضية مثل Microsoft Teams وZoomالمعرفة بالأنظمة واللوائح المنظمة لعمل مجالس الإدارة والجمعيات الأهلية