Thư Ký Ban Lãnh đạo - Văn phòng Hội đồng Quản trị

TRÁCH NHIỆM CHÍNH Sắp xếp, quản lý lịch làm việc, lịch họp, công tác; phối hợp chuẩn bị nội dung, thành phần; bảo đảm lịch trình được điều phối hợp lý, không chồng chéo. Tổ chức công tác hành chính, lễ tân và hậu cần. Thực hiện lễ tân, đón tiếp; bố trí phòng họp, chuẩn bị điều kiện làm việc; thu xếp phương tiện, vé máy bay, khách sạn và các công việc hậu cần khác, bảo đảm phục vụ chuyên nghiệp và kịp thời.Phối hợp với các thư ký và đơn vị liên quan để điều phối công việc; kiểm soát chất lượng chuẩn bị; tuân thủ quy trình và bảo mật thông tin, hạn chế tối đa sai sót trong vận hành.CÔNG VIỆC CỤ THỂ 1. Tổ chức công tác hành chính, lễ tân - Thực hiện công tác lễ tân, đón tiếp khách đến làm việc với Ban Lãnh đạo - Bố trí phòng họp, chuẩn bị điều kiện làm việc (tài liệu, thiết bị, hậu cần) - Phối hợp với các đơn vị liên quan để bảo đảm các buổi làm việc diễn ra suôn sẻ, đúng kế hoạch 2. Phối hợp điều phối hợp lý lịch trình của Ban Lãnh đạo - Cập nhật lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Ban Lãnh đạo - Phối hợp với các đơn vị và thư ký chuyên trách để chuẩn bị nội dung, thành phần tham dự - Bảo đảm lịch trình được điều phối hợp lý, hạn chế trùng lặp hoặc chồng chéo 3. Thực hiện công tác hậu cần - Thu xếp phương tiện di chuyển, đặt vé máy bay, khách sạn cho Ban Lãnh đạo- Chuẩn bị hoa, quà tặng và các nội dung phục vụ đối ngoại - Thực hiện các công việc hành chính phát sinh theo yêu cầu của BLĐ 4. Kiểm soát chất lượng chuẩn bị trước các buổi họp, buổi làm việc của BLĐ - Bảo đảm các cuộc họp, buổi làm việc được chuẩn bị đầy đủ trước khi diễn ra - Kiểm tra các thông tin cơ bản: thời gian, địa điểm, thành phần, tài liệu- Hạn chế tối đa các sai sót như thiếu chuẩn bị, nhầm lịch, sai thông tin - Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình xử lý công việc 5. Thực hiện các nhiệm vụ khác - Hỗ trợ các công việc chung của Bộ phận Thư ký khi cần thiết - Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Ban Lãnh đạo và Chánh Văn phòng HĐQTYÊU CẦU VỀ CHUYÊN MÔN, KINH NGHIỆM VÀ KỸ NĂNG KHÁC1. Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Tài chính – Ngân hàng, Kinh tế, Ngoại ngữ hoặc các ngành có liên quan. 2. Kinh nghiệm: Có từ 2–5 năm kinh nghiệm ở vị trí thư ký, trợ lý lãnh đạo hoặc công tác văn phòng điều hành/VP.HĐQT; Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng hoặc tại các tổ chức quy mô lớn. 3. Kiến thức và kỹ năng Kiến thức nền tảng: Hiểu biết cơ bản về hoạt động ngân hàng, mô hình tổ chức và quy trình vận hành trong doanh nghiệp. Nắm được nguyên tắc hành chính, lễ tân, tổ chức công việc và phối hợp nội bộ Kỹ năng tổ chức và điều phối công việc: Có khả năng sắp xếp, quản lý lịch làm việc khoa học, hợp lý. Kỹ năng quản lý thời gian, xử lý đa nhiệm, ưu tiên công việc trong môi trường nhiều đầu việc và thay đổi nhanh. Chủ động nhận diện xung đột lịch và điều phối hiệu quả. Kỹ năng hành chính – văn phòng: Kỹ năng soạn thảo văn bản, chuẩn bị tài liệu, hỗ trợ tổ chức cuộc họp. Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và các công cụ làm việc văn phòng. Kỹ năng giao tiếp và phối hợp: Giao tiếp rõ ràng, chuyên nghiệp với Ban Lãnh đạo, đồng nghiệp và đối tác. Có khả năng phối hợp tốt giữa các đơn vị, xử lý tình huống linh hoạt. Ứng xử phù hợp trong môi trường làm việc với lãnh đạo cấp cao và khách hàng/đối tác quan trọng.Kiểm soát và bảo mật thông tin: Nhận thức tốt về bảo mật thông tin, đặc biệt với các thông tin liên quan đến Ban Lãnh đạo. Xử lý thông tin cẩn trọng, đúng phạm vi, đúng thẩm quyền. 4. Tác phong và thái độ làm việc: - Tác phong chuyên nghiệp, cẩn thận, trách nhiệm cao - Chịu được áp lực công việc, sẵn sàng xử lý các yêu cầu phát sinh ngoài kế hoạch - Chủ động, linh hoạt, có tinh thần hỗ trợ và định hướng phục vụ