Chargée Back-Office

Secteur d’activité : Importation / DistributionDans le cadre du renforcement de ses équipes, notre client recrute une Chargé(e) Back-Office, qui sera chargé(e) d'assurer le support administratif, commercial, logistique et réglementaire, tout en contribuant à la fluidité des opérations quotidiennes de l'entreprise.Missions principales1. Gestion administrative et commercialeÉlaborer et assurer le suivi des documents commerciaux : devis, factures, bons de livraison et bons de commande.Assurer le suivi administratif des dossiers clients, des règlements et l'archivage des documents comptables.Coordonner avec les équipes internes le planning des livraisons et assurer la collecte des bons de livraison visés et des procès-verbaux de réception.2. Gestion des appels d'offres et marchésPréparer les dossiers administratifs de soumission aux appels d'offres en coordination avec les équipes techniques.Collecter les attestations, autorisations fournisseurs et autres pièces administratives requises.Assurer le suivi des échéances et veiller à la conformité des dossiers de soumission.Préparer et suivre les garanties bancaires et cautions.3. Suivi des affaires réglementairesConstituer et mettre à jour les dossiers d'enregistrement des produits en collaboration avec les départements concernés.Assurer le suivi des dossiers auprès des organismes compétents, avec des déplacements réguliers à prévoir.Veiller à la validité des homologations et certifications et assurer leur archivage.4. Importation et logistiqueAssurer le suivi opérationnel des commandes auprès des fournisseurs nationaux et internationaux.Coordonner avec le service Import afin de faciliter les opérations de dédouanement.Collecter et vérifier les documents nécessaires aux opérations d'importation : certificats CE, homologations ANRT, catalogues et autres documents réglementaires.5. Événementiel et support à la directionOrganiser la logistique des déplacements professionnels de l'équipe et des invités (réservations d'hôtels, transferts, visas, etc.).Assurer l'organisation logistique des événements de l'entreprise : workshops technologiques, formations et séminaires professionnels.Profil recherchéFormation supérieure en gestion, administration, commerce ou dans une discipline équivalente.Une première expérience professionnelle dans une fonction similaire est souhaitable.Une expérience dans le secteur médical, l'importation ou la distribution constitue un atout majeur.Excellente maîtrise du français, à l'écrit comme à l'oral.Bonne maîtrise des outils bureautiques.Qualités requisesRigueur et sens de l'organisation.Autonomie et réactivité.Sens des priorités et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.Bonnes capacités de coordination et de communication.Fiabilité dans le suivi administratif et la gestion des dossiers.