Coordonnateur.trice administratif.ve

SOMMAIRE DU POSTE :Reconnue pour la qualité de ses produits et services, le Vieux-Port de Montréal (VPM) gère un vaste site récréotouristique. À travers la mise en valeur du site du Vieux-Port et du Centre des sciences de Montréal (CSM), la Société participe activement au développement de la métropole. Un lieu dynamique et diversifié vous attend !À titre de coordonnateur administratif, vous assurez un support administratif à la direction du Centre des sciences de Montréal et fournissez un soutien aux membres des équipes.RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES :Coordination efficace des activités de la directionCoordonne les agendas, organise les réunions, réserve les salles, prépare la documentation requise et rédige les comptes rendus lorsque nécessaire;Effectue le tri et le suivi du courrier, prépare les envois, invitations et communications de la direction et coordonne la circulation de l’information auprès des employés, partenaires et autres services;Assure le soutien administratif de la direction, notamment la gestion des voyages d’affaires, des comptes de dépenses, des réquisitions, des commandes, de la facturation et des suivis budgétaires;Contribue à l’amélioration des procédures et réalise les recherches, suivis et contrôles administratifs requis, incluant les billets de faveur et de stationnement;Veille à l’approvisionnement en matériel de bureau et au bon fonctionnement des équipements administratifs;Offre, au besoin, un soutien administratif aux autres directions et assure le remplacement des coordonnateurs administratifs lors d’absences.Des clients enchantés de l’efficacité de l’accueil et de l’information reçueAccueille les visiteurs, partenaires et fournisseurs et les dirige adéquatement selon les besoins;Assure un traitement courtois et diligent des appels téléphoniques et des demandes reçues;Applique les normes de service à la clientèle de la Société et participe, au besoin, aux activités promotionnelles et événements spéciaux;Maintient à jour ses connaissances afin de fournir une information juste et complète aux clients et achemine les plaintes à son supérieur immédiat lorsque requis.Des documents impeccables, accessibles et actualisésRédige, révise, met en page et assure la qualité des documents, correspondances, courriels, contrats et comptes rendus en français et en anglais;Produit, met à jour, diffuse et assure le suivi des documents de la direction auprès des différents intervenants de la Société;Veille au respect des normes, politiques et procédures internes et agit comme personne-ressource pour la direction;Assure la gestion documentaire de la direction, incluant le classement, l’archivage, la mise à jour des bases de données, tableaux de suivi, calendriers et systèmes de classement;Effectue le suivi des documents soumis pour approbation ou signature et assure la confidentialité des informations auxquelles il a accès;Effectue toute autre tâche connexe reliée à ses fonctions.EXPÉRIENCES & CONNAISSANCES RECHERCHÉES :Diplôme d’études secondairesConnaissance de Word, Excel et Power Point dans l’environnement Windows OfficeFrançais écrit impeccable (vérifié par un test)Anglais écrit et oral (niveau 2)1 année d’expérience en travail administratif1 année d’expérience en service à la clientèleAPTITUDES RECHERCHÉES :AutonomieGestion des prioritésSens de l’organisation et du suiviHabileté interpersonnelleDiscrétionCONDITIONS DE TRAVAIL PARTICULIÈRES :Environnement de travail dynamiqueSalaire : 21,96$ (Classe 3)Type d’emploi : permanent syndiqué, à temps plein (37,5 heures du lundi au vendredi)Assurances médicales et dentaires avantages payés à 100 % par l'employeurParticipation de l'employeur au REER pour 3,75 % du salaire3 semaines de vacances annuelles rémunérées, dès l'embauche15 jours de congé de maladie payées par annéeStationnement gratuit sur place (avantage imposable)Programme d'aide aux employés offert par l'employeurRabais et avantages chez les différents commerçants sur le site du Vieux-PortLa Société adhère à un programme d’équité en matière d’emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles, les autochtones et les personnes handicapées à soumettre leur candidature.Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu’avec celles sélectionnées.L'emploi du genre masculin a pour but d'alléger le texte et d'en faciliter la lecture.