Recepcionista y Asistente Administrativo

Objetivo del puestoSer el primer punto de contacto de la empresa, brindando una atención amable, eficiente y profesional a clientes, proveedores y colaboradores. Gestionar la recepción, la comunicación y la correspondencia, así como apoyar en el control de gastos, la coordinación de viajes y la administración de servicios e insumos, contribuyendo al funcionamiento organizado y oportuno de las operaciones diarias.Principales funcionesAtención y recepción: recibir y canalizar llamadas, correos y visitas al área correspondiente, siguiendo los protocolos de atención de la empresa.Correspondencia y paquetería: recibir y entregar documentos y paquetes, así como cotizar y gestionar servicios de mensajería.Control de tarjetas corporativas: revisar cargos, recabar comprobantes, elaborar reportes mensuales de gastos y solicitar oportunamente los recursos para su pago.Coordinación de viajes: cotizar y gestionar vuelos, hospedaje y transporte para colaboradores, conforme a las necesidades y autorizaciones correspondientes.Gestión de viáticos: tramitar y entregar los recursos y documentos necesarios para los viajes, dando seguimiento a su comprobación y a la devolución de remanentes, cuando corresponda.Comprobación de gastos: recabar facturas, integrar reportes de viáticos y entregar la documentación revisada a Contabilidad, identificando el proyecto o área al que corresponde cada gasto.Soporte de pagos administrativos: cotejar facturas, complementos de pago y comprobantes de transferencias, cheques o pagos en efectivo.Servicios y proveedores: recabar facturas y gestionar oportunamente las solicitudes de pago de servicios, productos e insumos necesarios para la operación de la oficina.Telefonía corporativa: atender y dar seguimiento a solicitudes e incidencias relacionadas con las líneas empresariales.Caja chica: administrar el fondo, registrar movimientos, comprobar gastos y solicitar su reposición oportunamente.Insumos y mantenimiento: actualizar los formatos de requisición y dar seguimiento a las necesidades de limpieza, abastecimiento y mantenimiento de las instalaciones.Reporte de fallas: notificar y dar seguimiento a incidencias relacionadas con internet, seguridad y otros servicios de la oficina.Actividades internas: apoyar en la organización de celebraciones y actividades para colaboradores, coordinando pedidos, materiales, facturación y preparación de espacios.Habilidades y competenciasOrganización y gestión del tiempo.Manejo de paquetería Microsoft Office.Atención al detalle.Criterio para resolver situaciones y priorizar tareas.Puntualidad y responsabilidad.Comunicación oral y escrita clara y profesional.Inglés intermedio.Actitud de servicio y trato amable.Presentación ejecutiva y trato profesional.Formación académicaBachillerato concluido; deseable licenciatura concluida en Administración o carrera afín.