أخصائي قانوني

المسمى الوظيفي: منسق قانوني الإدارة: الإدارة القانونية / الإدارة التنفيذية الارتباط الإداري: يحدد وفق الهيكل التنظيمي للشركة مكان العمل: مقر الشركة والجهات ذات العلاقة طبيعة العمل: تنسيق وإدارة ومتابعة الأعمال القانونية الداخلية، وحضور الجلسات والترافع في حدود الصلاحيات النظامية والتفويض المعتمد، بالتعاون مع مكتب المحاماة المتعاقد معه.أولاً: الهدف من الوظيفةتولي مسؤولية تنسيق وإدارة الأعمال القانونية اليومية داخل الشركة، ومتابعة القضايا والطلبات والالتزامات القانونية، والتنسيق المباشر بين إدارات الشركة ومكتب المحاماة الخارجي، بما يضمن سرعة الإنجاز، ودقة الإجراءات، والحد من المخاطر القانونية، ورفع كفاءة إدارة الشؤون القانونية.ويُتوقع من شاغل الوظيفة أن يكون قادراً على إنجاز معظم الأعمال القانونية التشغيلية بصورة مستقلة، وإعداد المراسلات والمذكرات ومراجعة العقود والمستندات الأولية، وحضور الجلسات والترافع في القضايا التي تدخل ضمن نطاق اختصاصه وفي حدود التفويض النظامي المعتمد، مع الرجوع إلى مكتب المحاماة في المسائل المتخصصة والمراجعات النهائية والقضايا التي تتطلب رأياً قانونياً متخصصاً أو تمثيلاً أمام الجهات المختصة.كما تشمل الوظيفة متابعة بعض الأعمال الإدارية المرتبطة بتنظيم العمل، بما في ذلك الحضور والانصراف، وفق السياسات والإجراءات الداخلية المعتمدة لدى الشركة.ثانياً: المهام والمسؤوليات الرئيسية1. إدارة العلاقة مع مكتب المحاماة الخارجيأن يكون نقطة الاتصال الرئيسية بين الشركة ومكتب المحاماة المتعاقد معه.متابعة جميع القضايا والدعاوى والمطالبات والإجراءات القانونية القائمة.تزويد المكتب بالمستندات والمعلومات المطلوبة من الإدارات المعنية.متابعة مواعيد الجلسات والتبليغات والمذكرات والمهل النظامية والإجراءات ذات الصلة.مراجعة مخرجات المكتب ومتابعة تنفيذ توصياته، والتأكد من وضوح المسؤوليات والمواعيد.متابعة جودة الخدمات القانونية المقدمة، وسرعة الاستجابة، والالتزام بنطاق التعاقد.التنسيق مع المكتب بشأن توزيع الأدوار والمسؤوليات في القضايا التي تتطلب الحضور أو الترافع أو إعداد المذكرات القانونية.2. مراجعة العقود والاتفاقياتمراجعة العقود والاتفاقيات التجارية والتشغيلية قبل إحالتها للاعتماد.إعداد المسودات الأولية للعقود ومذكرات التفاهم وخطابات المطالبات والإشعارات ومحاضر الاتفاق.تحديد البنود التي تنطوي على مخاطر قانونية أو مالية أو تشغيلية، ورفع الملاحظات بشأنها.التنسيق مع الإدارات التجارية والمالية والتشغيلية بشأن الالتزامات التعاقدية.متابعة تجديد العقود وانتهائها والالتزامات والمواعيد المرتبطة بها.إحالة العقود والاتفاقيات عالية المخاطر أو التي تتطلب رأياً متخصصاً إلى مكتب المحاماة.3. تقديم الدعم القانوني للإدارات الداخليةاستقبال الطلبات والاستفسارات القانونية من إدارات الشركة وتصنيفها ومتابعتها.تقديم الدعم القانوني الأولي للإدارات في المسائل اليومية ضمن حدود اختصاصه.مراجعة الخطابات الرسمية والمطالبات والردود ذات الطابع القانوني.متابعة الالتزامات القانونية والتعاقدية المترتبة على الإدارات المختلفة.توعية الإدارات بالمخاطر المحتملة والإجراءات الواجب اتباعها قبل اتخاذ القرارات أو إبرام الالتزامات.التنسيق مع الموارد البشرية والمالية والمشتريات والتشغيل بشأن المسائل القانونية المتعلقة بأعمالها.4. إدارة المطالبات والنزاعاتحصر المطالبات والمنازعات القائمة والمحتملة وتوثيقها.جمع الأدلة والمستندات والمراسلات اللازمة لكل مطالبة أو نزاع.إعداد ملخصات واضحة للوقائع والتسلسل الزمني والمبالغ والالتزامات محل النزاع.متابعة المطالبات المالية والتعاقدية بالتنسيق مع الإدارات المختصة.إعداد الملفات الأولية للقضايا ومتابعة المستجدات مع مكتب المحاماة.دراسة فرص التسوية الودية بالتنسيق مع الإدارة المختصة والمكتب القانوني.إعداد ملخصات القضايا والدفوع والمستندات اللازمة للتحضير للجلسات بالتنسيق مع مكتب المحاماة عند الحاجة.5. حضور الجلسات والترافع والمتابعة القضائيةحضور جلسات الدعاوى والقضايا والاجتماعات القضائية ذات الصلة بمصالح الشركة، وفق الاختصاص والتفويض النظامي المعتمد.الترافع وتقديم الدفوع والمذكرات والردود القانونية أمام المحاكم واللجان والجهات المختصة، متى كان ذلك جائزاً نظاماً وفي حدود الصفة والصلاحية والتفويض المعتمد.إعداد ومراجعة المذكرات الجوابية والاعتراضية والطلبات القضائية والمستندات الداعمة للقضايا.متابعة مواعيد الجلسات والتأكد من استكمال المتطلبات الإجرائية والمستندات اللازمة قبل كل جلسة.توثيق ما يصدر في الجلسات من قرارات أو طلبات أو ملاحظات، وإعداد تقارير موجزة للإدارة بشأن المستجدات والإجراءات المطلوبة.متابعة القرارات والأحكام والمواعيد النظامية المرتبطة بها، والتنسيق بشأن الاعتراضات أو إجراءات التنفيذ مع مكتب المحاماة عند الحاجة.التواصل مع مكتب المحاماة لتوحيد الموقف القانوني وتبادل المعلومات والمستندات المتعلقة بالقضايا.رفع التوصيات للإدارة بشأن الخيارات القانونية والإجرائية المتاحة، دون اتخاذ قرارات ملزمة للشركة خارج حدود الصلاحيات المعتمدة.6. تنظيم الوثائق والامتثالإنشاء وتحديث سجل مركزي للعقود والقضايا والمطالبات والالتزامات القانونية.تنظيم وأرشفة العقود والمراسلات والمستندات القانونية وضمان سهولة الرجوع إليها.متابعة التراخيص والتجديدات والمتطلبات النظامية التي تدخل ضمن نطاق مسؤولية الشركة.متابعة تنفيذ التوصيات القانونية والإجراءات التصحيحية المعتمدة.المحافظة على سرية المعلومات والمستندات والبيانات القانونية.7. التقارير والمتابعةإعداد تقارير دورية للإدارة عن حالة القضايا والعقود والمطالبات والمخاطر القانونية.متابعة الأعمال القانونية المفتوحة، وتحديد المسؤول عن كل إجراء والموعد النهائي لإنجازه.رفع التنبيهات المبكرة بشأن التأخير أو المخاطر أو الالتزامات التي قد تؤثر على الشركة.اقتراح تحسينات على إجراءات العمل والتنسيق مع مكتب المحاماة والإدارات الداخلية.إعداد تقارير عن الجلسات التي تم حضورها، وما صدر خلالها، والإجراءات والمواعيد اللاحقة المطلوبة.8. متابعة الحضور والانصراف والأعمال الإدارية المرتبطةمتابعة سجلات الحضور والانصراف للموظفين، وفق الآلية والسياسات المعتمدة لدى الشركة، إذا أُسندت إليه هذه المسؤولية.مراجعة بيانات الحضور والانصراف ورصد حالات التأخير أو الغياب أو عدم تسجيل الحضور والانصراف.التنسيق مع إدارة الموارد البشرية والمدير المباشر بشأن الملاحظات والاستفسارات المتعلقة بالحضور والانصراف.إعداد ورفع التقارير الدورية المتعلقة بالحضور والانصراف وفق النماذج والإجراءات المعتمدة.متابعة استكمال الملاحظات والتصحيحات اللازمة بالتنسيق مع الجهات المختصة.المحافظة على سرية سجلات الموظفين وبياناتهم، وعدم إجراء أي تعديل أو اعتماد خارج حدود الصلاحيات الممنوحة.ثالثاً: المؤهلات العلمية والخبراتدرجة البكالوريوس في القانون أو الأنظمة أو ما يعادلها.خبرة عملية لا تقل عن سنتين في الأعمال القانونية، ويفضل أن تكون في الشركات أو الإدارات القانونية الداخلية.خبرة عملية في مراجعة العقود وإعداد الخطابات والمذكرات القانونية ومتابعة القضايا.معرفة جيدة بالأنظمة والإجراءات ذات الصلة ببيئة الأعمال في المملكة العربية السعودية.يفضل وجود خبرة سابقة في حضور الجلسات والتعامل مع المحاكم واللجان والجهات المختصة، متى كان ذلك متاحاً نظاماً، وفي التعامل مع مكاتب المحاماة الخارجية.يفضل وجود خبرة في إدارة الملفات القانونية للشركات وإعداد التقارير.إجادة استخدام برامج الحاسب الآلي وإعداد التقارير وتنظيم المستندات.رابعاً: المهارات والكفاءات المطلوبةفهم قانوني عملي وقدرة على تحليل العقود والمستندات وتحديد المخاطر.القدرة على إنجاز الأعمال القانونية اليومية باستقلالية دون الاعتماد المستمر على مكتب المحاماة.مهارات في إعداد المذكرات القانونية وصياغة الدفوع والردود ومتابعة الإجراءات القضائية.القدرة على حضور الجلسات والترافع ضمن حدود الاختصاص والتفويض النظامي المعتمد.مهارات عالية في التواصل والتنسيق والمتابعة مع مختلف الإدارات والأطراف الخارجية.دقة عالية في التعامل مع المواعيد والالتزامات والمستندات.مهارات قوية في الكتابة والصياغة القانونية باللغة العربية.القدرة على ترتيب الأولويات وإدارة عدة ملفات في وقت واحد.الأمانة المهنية والمحافظة على السرية.القدرة على إعداد ملخصات وتوصيات واضحة تساعد الإدارة في اتخاذ القرار.القدرة على متابعة السجلات الإدارية، بما فيها الحضور والانصراف، وإعداد التقارير المتعلقة بها عند التكليف بذلك.خامساً: مؤشرات الأداء الرئيسيةالالتزام بمواعيد متابعة القضايا والجلسات والإجراءات النظامية.نسبة إنجاز الطلبات القانونية الداخلية ضمن المدد المحددة.جودة مراجعة العقود واكتشاف المخاطر قبل الاعتماد أو التوقيع.دقة واكتمال سجل العقود والقضايا والمطالبات وتحديثه باستمرار.سرعة التنسيق مع مكتب المحاماة والإدارات الداخلية.انخفاض حالات التأخير أو ضياع المواعيد الناتجة عن قصور المتابعة.جودة التقارير القانونية ووضوح المخاطر والإجراءات المطلوبة.الالتزام بحضور الجلسات ومتابعة نتائجها واستكمال الإجراءات اللاحقة في مواعيدها.جودة إعداد المذكرات والدفوع والمستندات القضائية ضمن نطاق المسؤولية.دقة متابعة سجلات الحضور والانصراف ورفع التقارير في المواعيد المحددة، عند إسناد هذه المسؤولية إليه.سرعة معالجة الملاحظات المتعلقة بالحضور والانصراف بالتنسيق مع إدارة الموارد البشرية.سادساً: حدود الصلاحيات والمسؤوليةيتولى شاغل الوظيفة إدارة ومتابعة الأعمال القانونية التشغيلية وإعداد المستندات والمسودات والمراجعات الأولية، وحضور الجلسات والترافع متى كان ذلك جائزاً نظاماً وفي حدود الصفة والتفويض والصلاحيات المعتمدة لدى الشركة.وتُحال المسائل التي تتطلب رأياً قانونياً متخصصاً، أو مراجعة نهائية بحسب مستوى المخاطر، أو تمثيلاً قانونياً يستلزم ترخيصاً أو صفة أو تفويضاً خاصاً، إلى مكتب المحاماة المتعاقد معه أو المستشار القانوني المختص.ولا تشمل الوظيفة صلاحية اعتماد العقود أو تقديم التعهدات أو إبرام التسويات الملزمة للشركة أو تمثيلها نظامياً خارج حدود التفويض النظامي المعتمد.أما فيما يتعلق بالحضور والانصراف، فتقتصر مسؤولية شاغل الوظيفة على المتابعة والرصد وإعداد التقارير والتنسيق مع إدارة الموارد البشرية، ولا تشمل اعتماد الاستثناءات أو الجزاءات أو إجراء تعديلات على سجلات الموظفين إلا وفق الصلاحيات والسياسات المعتمدة.سابعاً: طبيعة المرشح المستهدفنبحث عن مرشح قانوني عملي ومتمكن، وليس مجرد موظف إداري يتولى تمرير الطلبات إلى مكتب المحاماة. يجب أن يمتلك القدرة على فهم الموضوع القانوني، ودراسة المستندات، وصياغة المسودات، وتحديد المخاطر، ومتابعة الحلول والإجراءات بنفسه، وحضور الجلسات والترافع ضمن حدود اختصاصه وصلاحياته النظامية، والاستعانة بالمكتب الخارجي عند الحاجة إلى الخبرة المتخصصة أو المراجعة النهائية.كما يُتوقع منه الالتزام بالمسؤوليات الإدارية المسندة إليه، بما في ذلك متابعة الحضور والانصراف عند التكليف بذلك، والتنسيق مع الإدارات المعنية لضمان دقة السجلات وانتظام الإجراءات.الهدف النهائي من الوظيفةبناء نقطة ارتكاز قانونية داخل الشركة تضمن السيطرة على الملفات والالتزامات القانونية، وترفع كفاءة التعامل مع مكتب المحاماة، وتقلل الاعتماد عليه في الأعمال اليومية دون الإخلال بجودة المعالجة القانونية، مع ضمان متابعة الجلسات والإجراءات القضائية بكفاءة، وتنفيذ المسؤوليات الإدارية المرتبطة بالوظيفة وفق السياسات المعتمدة لدى الشركة.ثامناً: أحكام عامةيلتزم شاغل الوظيفة بأداء جميع المهام والمسؤوليات الموضحة في هذا الوصف الوظيفي، بالإضافة إلى أي مهام أو أعمال أخرى تُوكل إليه من قبل المدير المباشر أو الإدارة المختصة، وفقاً لمتطلبات ومصلحة العمل، وبما يتوافق مع الأنظمة واللوائح والسياسات والصلاحيات المعتمدة لدى الشركة.